Thursday, October 5, 2017

Kitap Özeti - Bir Günde Nasıl Lider Olunur - David Cottrel

Fortune 500 listesinde yer alan bir şirkette yönetici olarak çalışıyordum ve işler pek yolunda gitmiyordu.Her zamanki çalışmamdan daha fazla çalışmama rağmen bir adım ilerleyemiyordum. Çocuklarıma vakit ayıramıyordum. Evliliğim tehlikeli sinyaller veriyordu. Sağlığım çok iyi durumda değildi.İşler çok yavaştı ve performansın artırılması adına üzerimizde olan baskı, dayanılmaz bir hale gelmişti. Bir zamanlar var olan kendime güvenim ise adam akıllı sarsılmıştı. Daha önceleri çok başarılı işler çıkaran, batmakta olan şirketleri kara geçiren, yılın müteşebbisi seçilen, babamın arkadaşı olan Tony Pearce ile görüşmeye karar verdim. Üniversiteden mezun olduğumda bana bir not yazmış ve ne zaman tecrübelerinden yararlanmak istersem, kendisine ulaşabileceğimi yazmıştı.

Kendisini telefon ile aradım. Başımdan geçenleri ve sıkıntılarımı anlattım. 2 şey yapma konusunda kendisine söz verirsem, benimle çalışmayı kabul edeceğini iletti.

1. Bana problemlerimi çözmek üzere yardım etmekle ilgilenmediğini söyledi. Daha iyi bir insan ve lider olmam için yardım edecekti. Bunun için ise ikimizin uzun süre beraber vakit geçirmesi  gerektiğini iletti. Her pazartesi onunla buluşmaya söz verirsem, yardım etmekten mutluluk duyacağını belirtti.
2. Tony ayrıca benimle paylaştığı dersleri ve tecrübeleri, başkalarına öğretmeye söz vermemi istedi. Benim problemlerimin sıklıkla karşılaşılan problemler olduğunu ve başkalarının da benim tecrübelerimden faydalanabileceğini ekledi.

Bu toplantılar hayatımda katıldığım en iyi toplantılardı. Kibarca teşekkür ettim, geri kalan toplantılara gelmeme düşüncesi bir daha aklımın ucundan dahi geçmedi. Öğrendiklerimi başkalarına öğretmen sebebi ile de bu kitabı yazmış bulunuyorum. Sizin de bu kitapta öğrendiklerinizi başkalarına öğretmenizi rica ediyorum.

İlk pazartesi toplantımızı 08.30 olarak planlamıştık. Yağmur sebebi ile ancak 08.40 da Tony'nin evine gelebilmiştim. Bir kaç dakika havadan sudan konuştuktan sonra, senin zamanın çok kıymetli Jeff diye söze başladı. En yüksek verimi almak istiyorsak, bazı temel kurallar oluşturmalıyız. Bununla ilgili bazı şeyler karaladım.

1. Zamanında başla ve bitir. 2. Doğruyu söyle 3. Farklı bir şey dene

Geçmişteki tecrübelerimi ve işlerin çok iyi gittiği zamanları anlatmaya başladım. Ekipteki bazı kişilerin yeteri kadar enerjik olmadığını ancak işlerin çok iyi gitmesinden dolayı bunları dert etmediğimi anlattım. O zaman bazı performans problemlerini göz ardı etmemin, bugün içinde olduğum sıkıntılı duruma sebep olabileceğini anlattım. Takımın benden hoşlanmasını, benim yönetimimde çalışmalarını arzu etmelerini istemiştim. Sık sık dışarda yemekler ikram ederdim onlara. Hatta karşılaştığım bazı problemleri bile onlara anlatıyordum. O zamanlar bu iyi bir strateji görünmüştü. O zaman üst yönetimin yaptığı işin kabul edilebilir olmaktan çok uzak olduğunu söylüyordum. Hatta takımıma, bizim işleri üst yönetim gibi yapmamız halinde, firmanın kısa zamanda batacağını iletiyordum. Bunlar iyi zamanlardı. İlerleyen yıllarda ise işler zorlaşmaya başlamıştı. Eskiden göz ardı ettiğim performans problemleri, genel performansı büyük oranda etkiliyordu. Çok uzun saatler ve gayet sıkı çalışıyordum. Ama göstergeler çok kötü idi. Mutlu değildim. Kapasitemin sonuna gelmiştim. Senden bir şeyler öğrenmek için seni aradım Tony dedim.

Tony bu problemlerin sadece bana ait olmadığını, bununla karşı karşıya gelmeyen kişi sayısının çok az olduğunu söyledi. Değişmek için kesinlikle geç değil diye devam etti. Bu problemlerler mücadele etmek için dışardan birinden destek alman iyi bir hareket. Gelişme kat edebilmek için çalışmalısın. Herkesin senden hoşlanmasını beklemen gayet doğal. Fakat doğru nedenlerden dolayı grubun senden hoşlanmalı ve saygı duymalı. Eğer senden adil, empati yapabilmen ve tutarlı olmandan dolayı hoşlanırlarsa gayet iyi. Ancak senden ikramların için hoşlanırlarsa, bundan ne kazancın olabilir. Bir yerde kendi başarısızlığını hazırlamış oluyorsun. Çalışan olmaktan  yöneticiliğe, yönetici olmaktan liderliğe geçişte değişik kararlar vermek gerekmektedir.

Ehliyetini ilk aldığın zaman dünyanın en iyi şoförü olacağından emindin. Ehliyetini aldığın ilk gün ise kaza yapmıştın. Oynadığın takımdaki arkadaşların seninle idi bu kaza sırasında. Baban ile kazadan sonra bir konuşma yaptık. Bu konuşmada senin şoför ve yolcu olmanın sorumlulukları arasındaki farkı anlayamadığını konuştuk. Kazanın ise bu sebeple olduğunu düşündük. Biliyorsun, yolcular şoförlerin yapmayacağı şeyleri yapmakta serbesttirler. Şoför olarak ise, yola yoğunlaşmalı ve dikkat dağıtıcı şeylere odaklanmamalıyız. Yolcunun yapabileceği yüksek sesle müzik dinlemek gibi şeyleri şoför olarak yapma hakkın yoktur. Lider olduğunda da aynı prensip uygulanabilir. Artık yolcu değilsin, sen artık şoför oldun. Yönetici olduğunda bazı sorumlulukların artmış olsa da, geçmişte sahip olduğun hakların ve özgürlüklerin bazılarını kaybedersin. Mesela, bir lider olarak başarılı olmak istiyorsan, çalışanların acındırma toplantılarına katılarak, üst yönetim hakkında dedikodu yapmaya hakkın yoktur. Yönetici veya lider olduğunda, bölümündeki problemler için başkalarını suçlama hakkını kaybedersin. Bölümünde olan  biten her şeyden sen sorumlusun ve bu yutulması zor bir lokmadır. Kendi zamanına hükmetme hakkını kaybedersin. Kendi zamanın kadar, baika insanların zamanlarından da sorumlusun.

Zamandan bahsetmişken, bugün sabah kaçta geldin buraya?
Masum bir şekilde 08.30 dan biraz sonra dedim.
Peki biz kaçta başlamak üzere anlaşmıştık diye sordu Tony.
Sekiz otuz. Fakat yağmur yağıyordu. trafik çok yoğundu ve aslında yeteri kadar erken çıktığımı düşündüm gibi bir şeyler geveledim.
Evet yağmur yapıyordu diyerek aynı fikirde olduğunu söyledi. Fakat gecikmen yağmur sebebi ile olmadı. Olan şeylerin sorumluluğunu tamamen yüklenebilirsen, kendini o duruma göre ayarlayabilirsin. Yağmur yağdığı zaman biraz daha erken çıkabilirsin. Farklı yoldan gelebilirsin veya telefon edip, toplantının zamanını değiştirebilirsin. Zamanında gelip gelmemeyi kontrol edebilirsin. Yağmur sadece seni değişik kararlar vermeye zorlar. Sorumluluğu kabul etmenin tersi, kendi karşılaştığın meseleler için, suçlayacak birisini veya bir şeyi bulmaktır. Elbette her zaman suçlayacak birisi veya bir şey vardır. Ancak gerçek bir lider, zamanını suçlayacak birilerini aramak yerine, sorunu çözmeye harcar. Suçlayacak birini veya bir şeyi bulduğunda geçmişe odaklanıyorsun demektir. Halbuki sorumluluğu kabul ettiğinde, şu ana ve geleceğie odaklanıyorsun. Ne olursa olsun, tam sorumluluğu kabul edinceye kadar, hedeflerini gerçekleştirmek için planlarını hayata geçiremezsin.

Bir sonraki pazartesi 08.20 de Tony'nin evine gelmiştim. Yine aynı şekilde yağmır yağıyordu. Tony tebrik etti ve geçen haftadan hava daha kötü olduğu halde, zamanında geldiğim için tebrik etti. Buraya zamanında gelmeni sağlayacak farklı kararlar aldığına göre, sorumluluk konusunda bir şeyler olmalısın diye ilave etti. Evet dedim. Bölümümde olan bütün sorumluluğu yüklenmeye çalıştım. O kadar çok şey farklı noktalardan üzerime geliyor ki, herhangi bir şey yapmam  mümkün değil.

Tony şöyle bir hikaye anlatmaya başladı. Bir zamanlar, bize her gün, asli görevinizi sakın unutmayın prensibini hatırlatan bir yönetici ile çalışmıştım. Asli görev, amacımız ve önceliğimizdi. Aslına bakarsan asli görev, üç ayrı görevdir.
- Çalışanları başarılı olmaları için gereken ekipmanla donatmak
- Müşterilere çok iyi hizmet sağlamak
- Kar etmek

Çalışanlarına neden asli görevlerini sormuyorsun. Hepsinin asli görevlerini farklı şekilde algıladıklarını göreceksin. Ayrıca ekibindeki işten ayrılanlar genellikle maaş, sigorta, üst yönetim, sağlık ödemeleri gibi sebeplerden değil, yöneticilerin onların ihtiyaçlarını karşılamadığı için ayrılırlar. İnsanlar firmadan önce, insanlardan ayrılırlar. Bunu senin için söylemiyorum ama istifaların çoğu sebebi patrondur. Patronunun beklentisinin çok yüksek olduğundan bahsetmiştin. Bu çok da kötü bir şey değil. Çok daha kötü şekilde hatırlanan patronlar duydum. Peki patronundan beklentilerin nedir?
Karen daha iyi bir lider olmalı. Benimle buluşmak için zaman ayırmalı ve takımımı takdir etmeli. Benimle iletişim kurmalı ve işimde daha iyi olabilmem için yardım etmeli. O bunların hiç birini yapmıyor. Sadece raporlara ve sonuçlara önem veriyor.
Jeff, muhtemelen haklısın. Senin görevin, bu bölümde olanlardan onu haberdar etmek ve sonuçlara ulaşmaktır. Bunlar seçenek değildir. Senin pozitif bir ilişki geliştirmenin Karen'in sorumlululuğu olduğunu düşünmenin sebebini anlıyorum ve haklısın. Ancak, şimdiye kadar olmadığına göre, bunun gerçekleşmesi için bazı değişiklikler yapmak sana kalıyor. Patronunu da, emrinde çalışanlar gibi yönetmek üzere vakit ayırmanı tavsiye ederim. Özellikle onun senden ne beklediğini anlamaya çalış ve senin ondan ne beklediğini de açık açık söyle. Onun asli görevinin ne olduğunu biliyor musun? O senin asli görevinin ne olduğunu biliyor mu? İkinizin de asli görevlerinizde başarılı olabilmek için birbirinize nasıl yardımcı olabileceğinizi anlamak üzere bir toplantı yapmanızda fayda olabilir.

Bunların ardından, Tony'ye asli görevlerin ne olduğunu bulmak ve bunu takımla tartışmak üzere bir toplantı yapacağımı ilettim. Karen için de iyi bir ilişki geliştirmek için elimden geleni yapacağımı ilettim.

Üçüncü hafta buluşmasında, yaşadığım sorunların büyük ölçüde ne yapacağımı bilmemekten değil, problemin ne olduğunu anlamayamamaktan olduğunu söyledim. Tony'ye bu hafta epeyce mesafe kat ettiğimi ilettim. İlk olarak istifa konusunu ele aldım. Jeni ve Chad'ın çıkış mülakatlarını inceledim. İkisi de mutlu bir şekilde ayrıldılar görülüyordu. Araştırmayı derinleştirip, konuşmaya gönülsüz olan kişilerle konuşmaya başlayınca, ilginç bilgiler öğrendim. Jeni ve Chad'in firmada olan bazı şeylerden mutsuz oldukları için ayrıldıklarını öğrendim. Ayrıca yakın zamanda zam aldıklarını ve ücretin bu ayrılma konusunda etkisinin olmadığını öğrendim. Geçen hafta konuştuğumuz konu, insanlar; yöneticileri onların ihtiyaçlarını karşılayamadıkları için ayrılırlar. İnsanlar firmadan ayrılmadan önce aslında insanlardan ayrılırlar. Sonrasında Jeni ve Chad ile şahsen görüşmeye gittim. İlk aşamada çok şaşırdılar ve beklediğimden  daha da açık oldular bana karşı. Duyduklarıma çok şaşırdım. İkisi de benim yüzümdem işten ayrılmıştı. Öğrendiklerim ise şunlardı; 1. İşe iyi eleman al. İşe iyi elemanlar almadığımı, iyilerden sürekli daha fazla iş istediğimi, iyi olmayanlardan ise sürekli olarak daha az iş istediğimi söylediler. Bunun bir haksızlık olduğunu düşünüyorlardı. 2. Takımın bütün elemanlarına daha iyi olabilimeleri için rehberlik et. Jeni ve Chad en iyi çalışanlarım olduğu halde onlara yeterli yönlendirme ve geri bildirimleri yapamamıştım. Onların bu halde geri bildirim almadan çalıştıklarında mutlu olduklarını düşünmüştüm. 3. Yükün kendilerine düşen kısmını taşıyamayan kişileri işten çıkart. Performansı düşen kişiler takımın diğer kişileri üzerinde de etki göstermeye başlamış. Jeni, bir olumsuz çalışan ve bir olumsuzluğun bütün takıma yansıdığını iletti. Ayrıca benden bu sorunu çözmeyi beklediklerini, fakat benim hiç bir şey yapmadığımı ilettiler. Sonrasında takımındaki kişilerden asli görevlerini yazmasını istedim. Asli görevimizin ne olduğunu hiçbiri bilemedi. Hepsi bir takım cevaplar verdi, cevaplar arasında ise tutarlılık ve benzerlik yoktu. En önemli misyonumuz hakkında bile bir kargaşa vardı. Kötü cevaplar almama rağmen, yapabileceğim şeyler olduğu düşüncesi bende oluştu. Tony ise bunlara hiç şaşırmadı. Bir lider için asli görevlerden birinin kargaşayı önlemek olduğunu söyledi. Yönetici alanı diye tabir edilen şeyin, yöneticiler için büyük bir tuzak olduğunu söyledi Tony. Bazen yönetici alanından çıkmak zordur diye ekledi. Bu hafta yönetici alanından çıkıp, grubundaki elemanlarınla iletişim kurman gerektiğini öğrendin. Chad ve Jeni'nin senden ne kadar küçük beklentileri olduğunu da gördün. Bir takım %30 yükselen yıldız, %50 orta yıldız ve %20 düşen yıldızdan oluşur. Eğer yükseken yıldızlara ilave iş vermeye devam edersen onların tamamının yükselişinin devam etmesini bekleyemezsin. Bazıları yükselmeye devam ederken bazıları orta yıldızlığa gerileyecektir. %50 nin ortası kabul edilebilir performanstır  diye Tony'nin kabul edilebilir performans nedir sorusunu cevapladım. Hayır Jeff, kabul edilebilir seviye %20'nin altında şu anda. Sen şu anda bunu kabul edip, %20 nin altındakilere daha az iş verip, ödüllendirmeye başlarsan, buradaki kişi sayısı artacaktır.  Senin görevin düşük performans gösteren çalışanlara göre alt limiti daha da düşürmek değil, yükselen yıldızları takdir ederek, üst limiti daha da yükseltmektir. Performans değerlendirmelerini ihmal edip, yükselen yıldızların bu firmada uzun süre kalmalarını bekleyemezsin. Şimdi eline bir kağıt kalem al ve takımdaki elemanları yükselen, orta ve düşen yıldızlar olarak sınıflara ayır.  Bunu çıkarmanın kolay olduğunu söyledim. Her bir elemanın en yeni performans değerlendirmesini çıkarmanı istiyorum. Daha sonra hepsinin en son performans puanını isimlerinin karşısına yaz. Bunu bitirdikten sonra da bütün elemanların şahsi dosyalarını çıkart. Gene her ismin karşısına son altı ay boyunca dökümante ettiğin takdir veya performans artışı ile ilgili bilgileri yaz. Bu bir teşekkür mektubu veya performans artışını gösteren belge olabilir. Haftaya gelirken bu kağıdı getiriver dedi.


Dördüncü toplantımız için Tony'nin yanına erkenden gittim. Bugün daha fazla süre geçirmek istediğimi ve kendimi geri gitmiş hissettiğimi söyledim. Yükselen, orta ve düşen yıldızlara göre performans değerlendirmelerinde ciddi tutarsızlıklar olduğunu gördüğümü ilettim.  Diğer konularda ise takımla asli görevleri tespit etmek için yaptığımız çalışmaya devam ettik. İK iki açık pozisyon için arayışlarına başladı. Bu sırada çok ciddi bir problem ortaya çıktı. Şu anda takımımda yükselen yıldızlardan birisi olan ve bizle 4 yıldır çalışan Todd'un mesai vaktinde içki içtiğini gördüm. Kendisi ile bu konuyu konuştum. Yaptığının yanlış olduğunu bildiğini, fakat bazı şahsi problemleri olduğunu ve üstesinden gelmek için elinden geleni yapacağını iletti. Ben de ona durumu anladığımı, mesai saatlerinde içki içmenin hem firmanın politikalarına hem de bizim takımın davranış kurallarına aykırı olduğunu ilettim. Tekrarı halinde işten çıkarılacağını bildiren bir ihtar mektubu yazdım. Geçen cuma onu gene içki içerken gördüm. Beni gördüğünü sanmıyorum. Bu durumu benden başka kimse bilmiyor. İk bilseydi, şimdiye kadar onu çoktan işten çıkarmamı isterdi. Takım arkadaşları da problemden haberdar değil bildiğim kadarıyla. Bu problemle uğraştığını biliyorum ve ona yardım etmek istiyorum. Senin alt limitleri düşürmek yerine , üst limitleri yükseltmek istediğini de biliyorum. Fakat Todd'u işten çıkarırsam açık pozisyon sayısı 3 olacak ve yükselen yıldızlarımdan birini daha kaybetmiş olacağım. Bu da benim durumumu daha da zorlaştıracak. Herhalde cuma gördüklerimi unutarak, bekleyip, bir daha olup olmayacağını görmeliyim dedim. Sen ne düşünüyorsun Tony?
Kararı yine sen vereceksin ancak sana bir kaç soru sorayım dedi. İlk olarak Todd, iş yerinde içki içilmesi ile ilgili firmanın politikasını ve senin takımın davranış kurallarını anlıyor mu? Evet diye cevapladım. Üç hafta önce yapılan performans değerlendirme toplantısında bunu bütün ayrıntıları ile konuştuk ve bunları anladığını belirten bir belgeyi imzaladı. Peki politikaların makul ve adil mi diye sordu. Evet diye cevapladım. Peki düşen yıldızlardan birisi iş yerinde içki içerken yakalansa ne olurdu diye sordu. Onu hemen işten çıkarır ve normal işime devam ederdim dedim. Fakat bu o kadar kolay değil. Todd'un bazı problemleri var ve takımın yükselen yıldızlarından birisi. Bunun yanı sıra, tabanı yükseltmek yerine tavanı alçaltmış olurum dedim. Peki o zaman doğru karar hangisi diye sordu Tony. Bilemiyorum diye cevapladım. Kendimi onun yerine koymaya çalışıyorum ve yardım etmek istiyorum. Fakat kuralları çiğnediğimi de biliyorum. Doğru davranış heralde onu işten çıkarmaktır. Fakat bunun bedelini de ben ödeyeceğim. Bir tane daha açık pozisyon olacak ve yükselen yıldızlardan birini daha kaybedeceğim. Bu da pek cazip gelmiyor.
Tony, şimdi farklı açılardan konuyu ele almamızı söyledi. Todd'u gönderirsen çıtayı indirmiş olacağını söyledin. Bu konuda aynı fikirde değiliz. Bana sanki doğru şeyi yapmadığın için kendini haklı göstermek için bunu söylüyorsun gibi geldi. Senin görevin çıtayı uzun dönemli ve devamlı başarı çin yükseltmektir, yoksa kısa süreli tatmin için değil. Kısa dönem sonuçları elde etmek kolaydır. İnsanları tehdit edebilirsin, ikramiye verirsin. Kısaca istedikleri şeyleri insanlara verirsin ve kısa dönemli sonuçları alırsın. Uzun dönemli sonuçları almak zordur. Takip edilmesi gereken davranış kurallarının oluşması gerekir. Eksiksiz geri bildirim yapılması gerekir. Çalışanların verdikleri kararların müspet ve menfi olarak neticelerine katlanacaklarını bilmeleri gerekir. İnsanlar bir alanda yükselen yıldız başka bir alanda düşen yıldız olabilirler. Sen Todd'un performans değerlendirme kriterine bakarak yükselen bir yıldız olarak tanımladın. Halbuki davranış kurallarına göre düşen bir yıldız olduğu gayet açık. Dolayısı ile bu probleme düşen bir yıldız olarka yaklaşmalısın. Hiç kimse seyretmediği zaman bile doğruyu yapmalısın. Doğruyu yapmak her zaman kolay değildir. Ancak  doğru şeyi yapmak her zaman doğrudur. Bir pilot arkadaşımdan şunu öğrendim.  Uçaktaki bütün sorunlar daha önce simüle edilerek dökümante edilmiştir. Zor durumlarda pilot buradaki ilgili sorunu bulup, çözümü uygulamakla mükelleftir. Bir pilot uçak irtifa kaybederken sorunu anlayıp, çözmesi çok zordur. İş dünyasını da aynı şekilde düşünebiliriz. Olan sorunları bir sinyal ışığı gibi görebiliriz. Işığın üzerine örtsek, firma irtifa kaybedecektir. Lambayı sökmek yine bize irtifa kaybettirecektir. Çekiçle göstergeyi vurup kırmak ışığın yanmasını engeller ancak yine irtifa kaybederiz. En ideal yol, ışığın yanıp sönmesine sebep olan arızanın üzerine gitmek ve o sorunu çözmektir. Pilotlarda olduğu gibi arıza halinde plan yapmaktansa, planı önceden yapmak çok daha doğru olacaktır. Problemi sadece kendinin gördüğünü düşünmemelisin. Genelde yöneticiler oluşan sorunları en son duyan kişilerdir. Sorun muhtemeken senin bildiğinden daha derindir. Takım arkadaşların ise sorunu derinlemesine bilip, senin buna neden göz yumduğunu anlamlandıramıyordur. Göz ardı etmek senin için önemli değil görünüyor senin için. Liderlik ettiğini unutma ve bu durum ciddi bir hata. Konuları göz ardı etmek senin güvenirliğini azaltır. Güvenini kaybetmiş bir lider ise, en önemli parçasını kaybetmiştir. Burada lider olan sensin ve kararı sen vereceksin.


Beşinci pazartesi olan görüşmede,  Todd meselesini konuşmak için İK da çalışan Kim'in yanına gittim. Onunla yaptığım konuşmadan sonra, Tood u çıkarmaktan başka çaremiz olmadığına karar verdik. Bununla ilgili bir kaç kere prova yaptık. Todd bu kadar ufak bir konudan dolayı onu işten çıkarmama çok şaşırdığını ve beni onu anlamamamdan dolayı merhametsiz olmakla suçladı. Daha da ileri giderek onsuz takımın ayakta kalamayacağını ve benden çok onun işleri yürüttüğünü iletti. En sonunda Todd ile yolları ayırdık. Sonra ekiple bir araya geldim ve Todd sonrası oluşan açığı hep beraber çalışarak gidermemiz gerektiğini ilettim. Toplantıda şaşırdığım bir şey oldu. Gruptaki orta yıldızlardan bazıları artık Todd'un içki içmesini saklamalarına gerek olmadığını ve ferahladıklarını ifade ettiler. Bu sorunu benden başka bilenler olduğunu da öğrenmiş oldum.Todd'un ayrılması bir takım sorunlar oluşturdu ise de, üzerinden gelmeyi başardık. Kim hızlıca yeni adaylar ayarlayarak 20 adet görüşme ayarladı.


Konuşma sırası Tony'deydi. Zor da olsa doğruyu yaptın Jeff, seninle gurur duyuyorum dedi. Firma için en önemli konunun insanlar olduğunu söyledi. Tony, firmanın en önemli varlığı, takımında doğru insanların yer almasıdır dedi. Şayet takımında doğru insanlar varsa, başarılı olma şansın çok yüksektir. Firmanda olabilecek en büyük problem ise takımında yanlış insanların olmasıdır. Bir lider olarak senin yapman gereken en önemli şey, doğru elemanı işe almandır. Zayıf ve etkin olmayan insanlarla, kuvvetli ve etkin bir takım oluşturamazsın. Şu anda 3 kişiye ihtiyacın var. Alacağın 3 doğru insan ile, takımında büyük farklılık yakalayabilirsin. Doğru insanları seçmekle, takımına çeşitlilik getirebilir, yeni fikirler üretebilir, taze enerji ve canlılık katabilirsin. Bu üç kişiyi hafta sonuna kadar işe almayı planladığını söyledin. Bana kalırsa bu çok makul değil. İşe eleman alma çetin bir süreç olmalı ve senin takımına girişi bu adaylar için imtiyaz haline getirmelisin. İşe alımı çetin bir süreç haline getirirsen, doğru insanları yönetmek çok daha kolay olur. Mülakatlara iyi bir şekilde hazırlanmalı ve planlı bir şekilde ilerlemelisin. Mülakat yapma sayın az ise, burada hata yapma ihtimalin oluşacaktır. Bu konuda uzmanlardan destek alabilirsin. Açık pozisyonlar senin hem zamanını hem enerjini çalar. Bu sebeple bir an evvel o pozisyonları doldurmak isteyeceksin. Ancak bu duygu ile savaşmalı ve yenmelisin.


6. pazartesi günü olan buluşmamızda Tony'ye iş görüşmelerinin iyi geçtiğini ve 20 adayı olumlu olabilecek 9 adaya indirdiğimizi söyledim. Bunun yanı sıra iş görüşmelerinin çok vaktimi aldığını ve nerede ise başka bir iş yapamadığımı söyledim. Zamanımın kontrolünün bende olmadığını düşünüyordum. Tony ise, zamanın kontrolünün sende olmadığını düşünmen, stres ve mutsuzluk kaynağıdır. Zamanını ve dolayısı ise hayatının kontrolünü eline alabilmek için bir yol bulmalısın dedi. Kuyruğa girmek, kırmızı ışıkta durmak, asansör beklemek gibi değiştiremeyeceğimiz şeylerin olduğunu da bilmemiz gerekir diye hatırlattı. Şayet zamanını iyi kullanmak istiyorsan, ufak zaman kazanımları aramalısın. Bir dakika şuradan, beş dakika buradan gibi. Hepsini birbirine ekleyince, ilave zaman dilimini elde ederiz. Bir de şunu gördüm ki, iş insanların gereğinden fazla çalışmasına sebep olmaz. İnsanlar kötü zaman yönetimleri nedeniyle kendi kendilerinin fazla çalışmasına yol açarlar. Çoğu insan daha fazla çalışmak suretiyle zaman problemini çözemez. Yapmanız gereken, işleri kısaltma yolları bulmak, bazı işleri ortadan kaldırmak, bazı işleri birleştirmektir. Zamanı harcamakla ilgili ise iki yol biliyorum. Daha az şey yapabilrisin veya yaptığın şeyleri daha hızlı yapabilirsin. Örneğin nasıl daha hızlı çalışabilirsin konusunu ele alalım. İlk olarak mevcut durumda zamanın nereye gittiğini bulmalıyız. Bunun için ise iki hafta boyunca zamanını nereye harcadığının kaydını tutmanı istiyorum. Böylece neyi geliştireceğine dair bilinçli bir karar verebilirsin.



Yaptığımız her şeyi bu dört gruptan birine girebilir. İki hafta boyunca kayıt tutarsan, daha iyi kararlar almak için neler yapman gerektiğini anlayacaksın. Halihazırda bölümünde asli görevlerin ne olduğunu belirlemiş durumdasın. Şimdi faaliyetleri sınıflandırmalısın. Gerçekten o asli görevleri yerine getiriyor musun ve onları ne kadar iyi yapıyorsun. Pek çok üst düzey yöneticinin değişiklik yapabileceği ve bunun da zamanlama konusunda gelişmeye dönüşeceği üç alan vardır. Önceliklendirme ve organize etme, kesintiler ve toplantılar. Pareto prensibine göre elde ettiğimiz sonuçların %80'i yaptığımız faaliyetlerin %20'sinden gelir. En çok sonuç üreten faaliyetlerini bulman ve az sonuç üretenleri elemen, hem kendine hem de takımına karşı sorumluluğundur. Bana göre en önemli tavsiyelerden biri, her gün bir miktar kesintisiz planlama zamanı ayırmaktır. Bunu yapabilmek için kendimi disipline etmekte epey zorlanmıştım, ancak şunu gördüm ki planlamaya kesintisiz 20 dakika ayırmakla kesintili 60 dakikada yapabileceğim işi yapabiliyorum. Şayet 20 dakika ayırmazsan 10 dakika ayır. Bu kadarla bile, zaman konusunda yaptığın yatırımdan önemli karlar elde edebilirsin. Ayrıca elektonik postalarına bakma zamanlarını kontrol et. Normal posta kutuna her yarım saatte bir gidip bakmıyorsun değil mi? Her gün onlarca email alıyorum. Bütün gün bilgisayarın başında oturup onlara cevap yazabilirim. Bunun yerine mesajlara bakma zamanımı günlük programıma dahil ediyorum. Böylece emailler günümü kontrol etmiyor. Faaliyetleri gruplayıp, benzer faaliyetleri birlikte gerçekleştir. Böylece sürekli başlayıp durmak zorunda kalmazsın. Araman gerekenleri bir kerede ara, bir faaliyetten diğerine geçişi mümkün olduğunca asgariyer indir. Örneğin sana 5-10 dakika kazandıracak bir öneri. Yemeğe 11.00 veya 13.00'de git. Heden herkes 12.00'de gidiyor anlamıyorum. Asansörde ve sırada bekleyip, ciddi zaman kaybı yaşamaktayız. Diğer konu ise kesintiler. Pek çok insan çalışmasının kimler tarafından veya neden bölündüğünü bilmez. Seni nelerin ve kimlerin kesintiye uğrattığının kaydını tut. Böylece çözüm adına bilinçli karar verebilirsin. Bu kesintileri tamamen kaldıramasan bile, süresini azaltabilirsin. Patronunla ve takım arkadaşlarınla birebir görüşmeler planla. Yeni durum oluştuğunda her seferinde ayrı görüşmek yerine, bu planlı görüşmeler ile hepsini tek seferde anlatabilirsin. Son olarak bildiğim en fazla zaman harcayıcısı olan toplantılardan bahsedelim. Şayet herkes hazırlıklı, vaktinde ve yoğunlaşmış olursa, çoğu toplantı sürdüğü zamanın yarısında gerçekleştirilebilir. Ortalama bir insan  verimsiz toplantılar ile yılda 250 saat israf eder. Bu israf edilen büyük zaman ve paradır. Toplantıları verimli ve kısa yap. Bütün toplantıların mutlaka yapılması gerektiğinden emin ol. Amaçlarını gerçekleştirmiyorsa ve ileri götürmüyorsa düzenli toplantılar iyi yatırımlar değildir. Toplantıya geç gelen olursa konularo özetleme. Bu şekilde onu ödüllendirmiş olursun. Zamanıda orada olan elemanı cezalandırmış olursun. Yapılabilecek en basit şey ise, toplantılara zamanında başlayıp, zamanında bitirmektir.



Yedinci hafta pazartesi günü Tony'ye iki kişi işe aldığımızı ve geçen haftanın verimli geçtiğini aktarmam ile başladı. Mülakatlardan birine katılan yükselen yıldızımız, en iyi adaylardan birinin takıma uyum sağlayamayacağını iletti. Bu sebeple o adaya teklif yapmaktan vazgeçtik. Ayrıca zaman yönetimi konusunda da nelere vakit harcadığımız kaydını tuttum. Önemli olmayan pek çok işe vakit harcadığımı gördüm. Haftalık takım toplantı süremi yarıya indirdim. Tony bugün için kalan zamanımızda takım elemanlarının daha iyi hale gelebilmeleri için onlara nasıl rehberlik edebileceğin konusu üzerinde durmamızın iyi olacağından bahsetti. Jeff, sana aslında performans artırma toplantılarından bahsetmiyorum. Takımdaki herkesin takdir edilmesi ve onlarla iletişim kurulmasından bahsediyorum. Tony özellikle iki konu üzerinde durdu.


1. Bir lider olarak senin alacağn not takımının sonuçlarına bağlıdır. Sana ihtiyaç duyulmaktadır; sen önemlisin. Fakat neticede sen kendi yaptıklarınla değil, ekibindeki çalışanların yaptıklarına göre para kazanırsın.
2. Sen takımına, onların sana bağlı olduğundan daha bağımlısın. Lütfen beni yanlış anlama. İki taraf da birbirine bağımlı. Ancak toplam olarak, takımında yer alan 17 kişi senin tek başına yapabileceğinden çok daha fazlasını başarabilir.
Konuyu şöyle sorularla ayrıntılandıralım. şimdi sen benim yanımdasın ve ofiste takımın çalıma halinde. Sen burada iken yapılması gereken işlerin ne kadarı yapılıyor sence? %95 olarak yanıtladım. Peki sen işyerinde olsan ve tüm ekip ofis dışında olsa, işlerin bu şekilde ne kadarı yapılır? %10 unu yapabilirdim şeklinde yanıtladım. Bu durumda kimin kime ihtiyacı olduğunu net olarak görmem gerektiğini vurguladı. Sen, takım elemanlarının en iyi duruma gelmeleri için, elinden gelen her şeyi yapmalısın. Şöyle bir anoloji yapalım. Herkesin bir güdüleme kovası vardır. Bu kova doldurulup taşırılabilir veya boş olup umutsuzca doldurulma ihtiyacında olabilir. Bazen bu kovalarda çatlaklar olabilir ve senin güdülemeye çalıştığın hızla motivasyonu sızdırabilir. Her insanın bir de kepçesi vardur. Hatta bazı insanların kepçesi çok büyük ve uzundur. Kepçelerini başkalarının kovasına daldırmaktan zevk alırlar. Bunların kepçeleri olumsuzluk, şüphecilik, gerilim, tereddüt, korku, vesvese gibi bir kişinin güdülemesini azaltacak şeyleri temsil eder. Bir lider olarak senin görevin herkesin kovasını dolu tutmaktır. Sen Kova Doldurma Müdürüsün ve bu kovaları doldurmanın en iyi yolu mükemmel iletişimden geçer. Takım elemanlarının kovalarını doldurmak istiyorsan, yapman gereken dört şey vardır.
Birincisi, dolu bir kova, iyi bir iş yapmada önemli olan asli görevlerin bilinmesini gerektirir. Eğer kişiler asli görevlerini bilmez ise, onların kovaları mermi ile delinmiş gibi sızdıracaktır. Yoğunlaşmış ve yönünü bilen bir lider bu kovayı doldurabilir. Karmaşa ve tutarsızlık oluşturan bir lider elindeki kepçe ile insanların motivasyon kovasını boşaltmaktadır.
İkincisi, kovaları dolu tutabilmek için kova sahiplerine nasıl çalıştıkları hakkında geri bildirim vermelisin. Performans değerlendirmesinin kovayı dolu tutacağını düşünebilirsin, ama tutmaz. Kısa bir süre için kovayı doldurabilir, ancak iki gün sonra kovada sızmalar başlayabilir. Etkin olarak geri bildirimler ileterek, kovaları dolu tutabilirsin.
Samimi ol. Yaptığın geri bildirim hakkında samimi değilsen, insanlar bunun hemen farkına varırlar. Gayri samimi geri bildirim de bir kişinin kovasına daldırılmış büyük bir kepçedir.
Geri bildirimde bulunurken spesifik olup, zamanında olmalıdır. Genel geçer şeyler ve zamanında yapılmayan geri bildirimler kovaların su sızdırmasını sağlayacaktır. Geç yapılan geri bildirimler ise başka kepçelerin kovalara girerek, kovaların boşalmasına sebebiyet verecektir.
Geri bildirim alıcının değerler sistemi ile uyumlu olmalıdır. Senin için önemli olsa bile başkası için önemli olmayan şeylerle, kovaları doldurmaya çalışma. Kova doldurma, kova sahibinin bakış açısı ile yapılmalıdır, dolduranın değil.
Kovaları dolu tutmanın diğer yolu onların yaptıkları işe değer verdiğini göstermendir. Önemli kararlara onların katılmalarını sağlamak, onların fikirlerini dinlemek. Kova sahibi ve ailesi hakkında bazı önemli şeyleri ezberle. İnsanlar ailelerinde neler olup bittiğini anlatmaktan zevk alırlar. Sen anlattıklarını dinlerken, onların kendi kovalarını doldurmalarına müsaade et. Takımın için kahve yap. Kahve yapmak insanların hoşuna giden ve çok basit bir iştir. Takım elemanlarının ev adreslerine teşekkür notları gönder. Eve genelde faturalar ve işe yaramaz şeyler gelir. Bu şekilde gelen bir takdir notu, kova doldurmada çok etkilidir. Yükselen yıldızlara, istekli olurlarsa, orta ve düşen yıldızlara akıl hocalığı yaptır. Bu her iki tarafın da hoşuna gidecektir. Bütün takım elemanların ile vakit geçir.
Son kova doldurma yöntemi ise, takımın bir takım olarak nasıl çalıştığını bilmesidir. Herkes kazanan takımda olmak ister. Takımına düzenli olarak hedefleri başarıp, başaramadıklarını bildirmelisin.  Asli görevini bil, performans ile ilgili geri bildirim yap, iyi bir iş yapıldığında takdir gönder ve takımın puanını ilet. Bunları yerine getirirsen, takım elemanların senin kovanı doldurabilmek için ne yapmaları gerektiğini sana soracaklardır.

Sekizinci ve son toplantı gününde, Tony'ye yeni işe aldıklarımızın çok iyi çalıştıklarını ilettim. Bu kişiler şevkle çalışıyor ve bu durum bana ve takıma olumlu br şekilde yansıyor. Doğru insanları bulmak için ayırdığımız zamana değdi. Tony bunların gayet iyi gelişmeler olduğunu iletti. Bu son toplantının ise benimle ilgili olacağını söyledi. Jeff, potansiyelininn önemli düşmanı, senin rahatlık alanındır. Sekiz hafta önce buraya geldiğinde, farkına varmadan rahatlık alanında bulunmanın nasıl bir şey olduğunu anlattın. En iyi olabilmek için, kendine rahatlık alanında olma izni vermemelisin. Sürekli kendini geliştirmeye çalışmalısın.




Gerçek potansiyeline ulaşmak için rahatlık alanında çıkmalı ve öğrenme alanına girmelisin. Bunu biraz açıklayayım. Öğrenme alanında üç oda vardır. İlk oda okuma odasıdır. Kitaplığıma baktığında 1000 civarı kitap göreceksin. Bunların yarısından fazlası yönetim ve liderlik alanında. Üst düzey yöneticiler iş problemlerini çözmem için beni ararlar. Ben hiç bir zaman çözüm yaratmam. Bu problemlerin hiç biri eşsiz değildir. Benim ortaya koydum değer bu kitapları yazanların bilgeliğinden gelmektedir. Örneğin ayda bir kitap okursan senede 12 kitap okumuş olursun. Burada ortalama 10 yeni konu olsa ortalama 120 konu öğrenmiş olursun. Bu konular da senin iş yaşamında oldukça işine yarar. Asıl önemli olan her gün okumak için belli bir zaman ayıracak disipline sahip olup olmadığın konusudur. Öğrenme alanındaki ikinci oda dinleme odasıdır. Üst düzey yöneticilerin başarısız olmalarının temel nedeninin kendini beğenme, zaptedilemeyen ego ve duyarsızlık olduğunu biliyor musun? Lütfen bu tuzağa düşme ve çalışanlarına kulak verip, onları dinle. Öğrenme odasındaki üçüncü oda verme odasıdır. Vermeden başarılı olunamayacağına kuvvetle inanıyorum. Bu toplantıya başlama şartlarımızdan birisi, öğrendiklerini başkalarına öğretmek için senden söz almamdı. Ne kadar fazla öğretirsen, öğrettiğin konudasaygı değer hale gelirsin.



No comments: