Thursday, August 3, 2017

Görevleri Takımlara Delege Etmek



İlk olarak delege etmenin tanımını yaparak başlamak istiyorum;

Çalışma arkadaşımız olan bir kişiden, sorumluluğu devretmeden, bir görevin yapılmasını istemektir.

Günümüz iş dünyasında hemen her gün delege edilen onlarca iş gözlemlemekteyiz. Muhtemelen bu yazıyı okuyan çoğu kişi, başkalarına yapmaları için görevler vermiştir. Bir yazıcıya yazdırma işlemini yaptırma, 5 yaşındaki bir çocuğa yatağını toplama işini delege ettimizi düşünürsek, konuya geniş perspektiften bakmakta fayda olacaktır.

İyi bir delegasyon yapısı kurmak için, proje yönetimi ve insan yönetimi konusunda bilgili olmak, oldukça önemlidir.

 İyi bir delege eden kişi olmak, bizlere önemli faydalar sağlamaktadır.

1. İşleri iyi şekilde delege etmek sizi daha iyi bir lider yapacaktır. Bu alandaki yeteneklerinizi geliştirmek, çalışanlarınız ile aranızdaki ilişkiyi geliştirecektir. Bu sayede size duyulan saygı artacaktır. Araştırmalara göre çalışanların işten ayrılma sebebi olarak; bir numarada, patron veya yöneticisinden memnun olmama bulunmaktadır.
2. Çalışanlarınızın, işten ayrılma oranlarını düşürecektir. İş yerinde bir şeyleri başarma duygusunu yaşayan çalışanların, işlerinden duydukları memnuniyet artacaktır. Bu da önemli çalışanlarınızı şirkettinizde tutmanızı sağlayacaktır.

3. Yeni bir çalışanı işe alma süreci, ciddi maliyet olan bir iştir. Buna paralel olarak, bütçe tasarrufu konusunda size fayda sağlayacaktır.

4. İyi  bir delegesyon yapısı ile, çalışanların verimliliği daha üst düzeye çıkacaktır.
5. İş yükü daha yönetilebilir olacaktır. Bu sayede enerji ve odağınızı yeni ve daha üst düzey projelere ayırabilirsiniz.

Delegasyon konusunu 4 ana başlıkta ele almakta fayda var.

1. Değerlendirme

İşletmenin, yöneticinin ve çalışanların iş yükünü tayin edip, bir değerlendirme yapma aşamasıdır. Hangi görevler, kimlere delege edilmedilir gibi kritik soruların cevaplarını bulmamız gerekmektedir. Değerlendirme iki şekilde yapılmalıdır. 1. İnsanların değerlendirilmesi 2. Görevlerin değerlendirilmesi

Yöneticiler genelde çok fazla iş yükü ile uğraştıklarından, sıkıntı yaşamaya başladıkları zaman, son dakikada işleri delege etmeye başlarlar. Ancak bu durum, işlerin zamanında bitmemesi ve olması gerekenden daha kısa sürede delegasyon yapılmasına yol açtığı için, yönetici ve çalışanların arasındaki ilişkiyi zedelemektedir.

Yöneticilerin 2 haftalık süreçler şeklinde, takvimlerini analiz etmeleri oldukça önemlidir. Günlük rutin işlerin yanı sıra, düşünme, analiz, strateji belirleme gibi işler için de takvimde yer açmak gerekmektedir.




2 haftalık iş yükünü analiz ettikten sonra, daha uzun vadeli (3 aylık) hedeflere, büyük resme odaklanmak gerekmektedir.




Yapacağımız görevlerin isimlerini yazıp, yapılacak görevler için yetenek, zaman ve öncelik seçeneklerini belirlemeliyiz. Az ve orta yetenek gerektiren, zaman olarak fazla zaman alacak işlerin delege edilmesi gerekmektedir.
 
Delege etme konusunda diğer bir önemli kısım, kişilerin değerlendirilmesidir. Kişileri değerlendirme aşamasında, ortaya koydukları en iyi performansları yazılı hale getirmek oldukça önemlidir. İnsan algısı, son gelişmeleri hatırlamaya daha yatkın olduğu için, daha geniş bir zaman aralığında, kişilerin performanslarını değerlendirmemiz daha olumlu olacaktır. Bu sayede kişilerin eksik yönlendirini belirleyip, eğitimler düzenleyip, kişilerin gelişimini de sağlayabilirsiniz.
 
İşlerin delege edilme adımlarını ise şu şekilde özetleyebiliriz. İlk önce delege edilecek işin adını yazmalıyız. Sonrasında ayrı bir dosyada tuttuğumuz, o işin yapılması için gerekli olan yetenek, özellikleri belirlemeliyiz. Ardından ise kişileri değerlendirdiğimiz, özelliklerini yazdığımız listeden, bu işi delege edebileceğimiz uygun adayları listeye yazabiliriz. İşleri atarken, kişilerin potansiyellerini geliştirecekleri, öğrenebilecekleri rolleri atamak, uygun olacaktır. Amaç sadece işlerin yapılması değildir. Bu durumun, takımdaki kişileri geliştirmek için ciddi bir fırsat olduğunu unutmamalıyız.



Ek olarak takım üyelerinize, hangi projelerde yer almak istediklerini kendiniz de sorabilirsiniz. Bu sayede şeffaflık ve verimlilik artışı sağlanacaktır.

2. İşi Teslim Etme

Gerekli değerlendirmeyi yaptıktan sonra ikinci aşama, işi teslim etmektir. Bu aşamada; beklentileri, hedefleri, süreyi ve elimizdeki kaynakları aktarma işinleri yapmalıyız.


Bu bölüm, üç aşamadan oluşur.


a) Toplantı öncesi hazırlık

Bu kişi ile ilişkim nasıl? Daha önce pozitif bir ilişkimiz oldu mu?  Kişi yeni şeyler öğrenmeye ve sorumluluk almaya ne kadar açık ve neden açık gibi soruları sormalıyız.  Delege işlemini etkiliyecek diğer konular neler olabilir diye düşünmemiz gerekmektedir. Ek olarak hangi sıklıkla güncelleme istediğimizi de belirlemeliyiz.

İşi delege ettiğimiz kişilere ne kadar özerklik vereceğimiz ise kritik önemdedir. 1-8 arası rakamla ifade edilen bir aralık kullanılmaktadır. 1 en az özerklik, 8 ise en fazla özerklik demektir.

Delege edilen iş, sadece analiz işi ise, bunun için bir özerklik vermemize gerek yoktur.  Herhangi bir karar alma durumu yoktur. Sadece bilgi toplayıp, ilgili karar vericiye iletecektir.


Delege edilen iş, karar almayı, aksiyon almayı, yönetim ile iletişim kurmayı gerektiriyorsa özerklik vermek gerekmektedir.


Çalışanları motive eden konuların başında özerklik verme, uzmanlaşma ve amaç ve hedef  verme gelmektedir.

Bunun yanı sıra kişilere görevlerini yerine getirmeleri için yetki de verilmesi gerekmektedir. Fazla yetki vermeyi az yetki vermeye tercih etmemizde fayda olacaktır. Az yetki olduğu zaman sürekli yöneticiye gelecek ve işlerin yapılma süresi uzayacaktır.



b) Ayrıntıları konuşma

Bu aşamada delege edilecek iş  hakkında gerekli bilgilendirmeyi yapıp, gerekli soruları sorup, sorulan soruları cevaplamalıyız. Bu delegasyonu neden yaptığımızı açıklamalıyız. Kişinin bu görev için yetenekleri mi iyi yoksa kişiyi bu iş ile geliştirmek mi istiyoruz? Kişinin önerilerini de görev açıklamasına eklememiz güzel bir davranış olacaktır. Bu sayede kişiye saygı duyduğumuzu ve fikirlerine değer verdiğimizi göstermiş oluruz. Eğer görevi almak istemez ise, bir sonraki uygun gördüğünüz kişiye görevi verebilirsiniz.


c) İşi teslim etme

Delege ettiğiniz kişi görevi kabul ederse, görevi teslim etme adımına geçebilirsiniz. Bu görüşme sırasında resmi olarak görevi ilgili kişiye tebliğ etmelisiniz. Bu görüşme beş konuyu sonuçlandırmalıdır. Gerekli materyaller, varsa milestonelar, bitiş süresi, özerklik ve yetkilendirme, ilerleme  raporu ve destek  bu görüşmenin içerisinde yer almalıdır. Görevlendirdiğiniz kişi ile aynı sayfada olduğunuz teyit etmeniz, hayati önemdedir.


3. Destekleme

Bu bölümde kişiye yeterli kaynakları sağladık mı, gerekli yetkilendirmeyi yaptık mı, bu delege konusunda diğer arkadaşları bilgilendirdik mi  gibi soruların cevapları aranmalıdır.



Bir diğer önemli başlık ise koçluk yapmaktır. Yöneticilik yapmak ile koçluk yapmak birbirinden oldukça farklı kavramlardır. Bu bağlamda kişiler ile birebir görüşmeler yaparak ilerlemek sağlıklı olacaktır. Bu tip görüşmelerde kişinin başarılarından bahsederek başlamak oldukça önemlidir. Başarıdan bahsetmek, kişinin beyninde olumlu sinyalleri çalıştıracak, sonrasında verilen delege işi için daha olumlu bir hava oluşturacaktır.

Koçluk aşamasında, aşağıdaki soruları karşı tarafa yöneltebiliriz.

İyi giden şeyler neler? Bu projenin hangi kısmı sizi mutlu ve gururlu kılıyor? Sizi zorlayan konular nelerdir?

Eğer kişi bazı konuları anlamıyor ve zorlanıyorsa, kendisine koçluk yapmaya devam etmelisiniz. Durumu siz açıklamak yerine, cevabını kendisinin vereceği sorular sormaya çalışmalısınız.

Mikro Yönetimden Kaçınma: Mikro yönetim çoğunluğumuzun iş hayatında karşısına çıkmıştır.
Buna sebep olan bazı durumlar şunlardır;

1- Yetersiz değerlendirme süreci 2. Verilen özerkliğin tam olarak anlatılamaması 3. Mutabık kalınan özerklik konusunu askıya almak


Delege etmemiz konusunda bizi korkuya iten konular aşağıdaki gibidir.

1. İşi kendinizin yapması daha kolay ve hızlı olabilir. Bu işi delege etmek daha meşakkatli bir durum olabilir. Ayrıca delege ettikten sonraki öğretme süreci, vakit alıcı olabilir. İyi bir yönetici olarak düşük ve orta seviyeli işleri delege etmemiz gerekmektedir.

2. Çalışanlara çok fazla iş yüklediğimizi düşünmemiz, bu konuda etkili olabilir. Eğer personel azlığı sorunu varsa, başlangıç seviyesinde olan yeni çalışanlar ve üniversiteli stajerleri işe alarak bu konuları çözebilirsiniz.

3. Kontrolü kaybetme düşüncesi bizi delege etmekten alıkoyabilir. Aynı zamanda delege edilen kişilerin yapacakları düşük kaliteli işten sorumlu olma durumu, bu konuda korkuları artırmaktadır. Buna paralel olarak, iyi iş çıkması durumunda ise yöneticiler kendi konumlarını tehlikede görebilirler. Gerçekte ise durum tam farklıdır, ne kadar  fazla delegeedilen iş olursa, yeni projelere, sorumlululuklara ve fırsatlara açık olabiliriz.

4. Takım üyelerinize olan güven yetersizliğiniz, sizi işleri delege etmekten uzak tutabilmektedir. Eğer ekibinize güvenmiyorsanız, bu daha büyük sorunları beraberinde getirecektir. Eğer bir çalışana güvenmiyorsanız, bu konuyu daha ayrıntılı keşfetmeniz gerekmektedir. Etik ve yargılama konusunda sorun varsa, bu kişinin takımınızda olup olmaması gerektiğini sorgulamalısınız. Eğer yeteneklerine güvenmiyorsanız, yukarıda bahsettiğimiz 4 adımlı delege etme yöntemini uygulayabilirsiniz. Bu sayede kişi hakkında daha iyi bilgiler edinebilir ve büyüme alanlarında mesafe kat edebilirsiniz. Unutmayın takımınızın büyüklüğü, sizin onlara kendilerin göstermelerine izin vermeniz ile ilgilidir.




4. Bilgi Almak
 
Bu aşamada görev tamamlandıktan sonra; delegasyon adımlarını ve ortaya çıkan sonuçları, görüşme yapıp, bilgi almamız gerekmektedir. Bu görevden ne öğrendik, hangi sorunlar ile karşılaştık, ilerisi için hangi fikirleri edindik gibi soruların cevapları aranmalıdır. Yönetici olarak başarıyı ödüllendirme, başarısızlıkta ise suçlama kültürünü önleyici adımlar atmanız oldukça önemlidir. Delege ettiğiniz kişinin yaptığı işleri görmeniz, o kişiye bir el yazısı not iletmeniz, üstlerinize o kişi hakkında olumlu konuşmanız, genel konuşmalarda yaptığı işi takdir etmeniz oldukça faydalı olacaktır. Ayrıca yönetici olarak sizin bu 4 adımı nasıl yönettiğinizi de puanlamanız iyi olacaktır.


Eğer yöneticiniz, işleri bu yöntem harici sadece sözle ve plansız delege ediyorsa, kendisine bu 4 kademeli delege modelini anlatabilirsiniz. Muhtemelen olumlu tepki verecektir. Eğer yöneticiniz olumlu bakmasa bile, ümitsizliğe kapılmak yerine, delege edilen kişi olarak bu modeldeki adımları uygulayabilirsiniz. Amacınız yöneticinize ders vermek değil, işin düzgün şekilde sonuçlanması olmalıdır.


İyi bir yönetici olmak, daha planlı ve güzel işler çıkarmak, ekip arkadaşlarınızı geliştirmek gibi konularda ilerleme sağlamak istiyorsak, bu yazıda yer alan sistematiği öğrenip, uygulamaya koymaya çalışmak, bizlere önemli katkılar sağlayacaktır.



Kaynak:

Delegating Tasks to Your Team
https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Delegating-Tasks-Your-Team/110278-2.html