Thursday, August 31, 2017

Yönetim Hakkında

Yönetim konusunda, aşağıda vermeye çalışacağımız bilgileri uygulamaya geçmeden önce, genel hatları ile büyük resme bakmamız, sonrasında ise, bazı alanlar seçerek odaklanmamız daha verimli olacaktır. Ardından zamanla diğer alanları da ekleyip, kişisel gelişiminizi sağlayabilirsiniz. Yönetim konusunun ana başlıkları; iş, insanlar ve performans yönetimidir. Buradaki bilgilerin öğrenildikten sonra uygulanması, oldukça önemlidir. Ek olarak aynı şirkette veya farklı bir şirkette bulunan yöneticiler ile bu adımları uygulamanız, yeni öğrenmeler gerçekleştirecektir.

Yöneticilerin; önemli kararların alınması, işlerin tamamlanması, tamamlanan işlerin yüksek kalitede olması, çalışanların motive olması ve sadakat göstermesi, şirket kuralları ve prosedürleri dahilinde hareket edilmesi gibi görevleri bulunmaktadır. Yöneticilerin tek bir iş bilmek yerine, bir çok iş hakkında bilgi sahibi olması beklenmektedir. İyi yönetim becerisi; şirketin en yüksek potansiyeline ulaşabilmesi için, gerekli yetenek ve bilgileri doğru zamanda uygulamaktan geçmektedir. İyi yönetim becebileri öğrenilebilir ve geliştirilebilir.



Yönetim yeteneklerini üç başlık altında ele alabiliriz.

1. Performans yönetimi 2. İnsan yönetimi 3. İş yönetimi

Bu üç başlığın kendi içerisinde ayrı ayrı zorlukları bulunmaktadır. İlk olarak sanayi devrimi ile ortaya çıkan yönetim konusu, çalışanların işlerini doğru bir şekilde yapmaları için oluşturulmuş, sonrasında ise günümüze kadar bir takım aşamalardan geçmiştir. Günümüzde çalışanlardan en iyi verimi alabilmek, çalışanların işten çıkış devir hızını düşürebilmek, işe devamlılıklarını sağlamak gibi görevler yöneticilerin ajandasında yer almaktadır. Eğer çalışanlarınız ne kadar mutlu ise, müşterileriniz de o kadar mutlu olmaktadır. Ayrıca mutlu çalışanlar ürün geliştirilmesine de katkı sağlamaktadır. Özellikle X kuşağı çalışanlar için sadece maaş almaktan öte, bu gibi konularda mesafe almak oldukça önemlidir. Günümüzde artık çalışanları motive etmek ve sadakatini sağlamak, müşterileri motive etmek ve sadakatini sağlamak ile eş duruma gelmiştir.

Yönetim anlamında cevap arayacağımız sorular şu şekildedir.

1. Kararları nasıl almalıyız ve hayata geçirmeliyiz? Organizasyonumuz, bütün kademelerde yetki ve güce dayanan hiyerarşiden uzaklaşıp, kişilerin bilgi ve uzmanlıklarına dokunur hale nasıl gelmeli? Bu sayede daha iyi kararlar alıp, sadakati artırabiliriz.
2. Yapılan aktivitelerin organizasyon içerisindeki koordinasyonunu nasıl sağlamalıyız? Bürokrasi ve katı kurallar koymak yerine; çevik, işbirlikçi ve esnek bir hale gelmenin yollarını aramalıyız. Günümüz yöneticileri çalışanlara daha fazla özerklik ve bağımsızlık vermektedir.
3. Çalışanların performanslarını nasıl ölçeceğiz? Dar bir alanda neler başardıklarına değil, geniş bir perspektifte oluşacak, başarılı çıktıları sağlayacak yeterliliklerine odaklanmamız gerekmektedir. Ek olarak yöneticiler ödül ve ceza motivasyonundan uzaklaşarak, çalışanların içsel motivasyonunu nasıl sağlarız konusuna odaklanmalıdır. Bu sayede verimlilik ve sadakat artacaktır.


Zamanımızı yönetmek ve liderlik etmek ile geçiriyoruz. Bu iki kavram birbiri ile iç içe geçmiş durumdadır. Organizasyon içerisinde belirli fonksiyon ve görevleri olan yöneticilerin ekiplerine liderlik etmeleri gerekmektedir. İki kavram arasındaki ayrımı şu şekilde açıklayabiliriz. Liderler büyüme ve değişimi teşvik ederler. Liderin vizyonu daha iyi bir gelecek inşa etmektir ve bunun için organizasyon içerisinde gerekli değişiklikleri yapmaktır. Yöneticinin temel fonksiyonu ise, işlerin düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamaktır. İş ortamında düzenli ve anlaşılır bir yapı kurarak, işlerin tutarlı bir şekilde yapılması sağlanır. Yaptığınız günlük işler için bir kaç haftalık süreci gözden geçirirseniz, hangi işlerin yönetimsel, hangi işlerin liderlik ile olduğunu görebilirsiniz. Burada bazı anahtar noktalar bulunmaktadır.

1. İlk farklılık, yaklaşım konusundadır.  Yönetmek taktiksel ve bizzat taşın altına elini koymakla ilgilidir. Liderlik ise stratejik ve vizyoner olmak ile ilgilidir. Buradaki sebep ise ele alınan zaman aralığı ile ilgilidir.

2. Yönetim şu anı, kısa vadeli ve orta vade işleri içerir. Burada amaç organizasyonun şu anki başarısını sağlamaktır. Liderlik ise gelecek ile ilgilidir. Bununla ilgili stratejiler belirlemek, değişim tasarlamak  ve kurumun geleceğini şekillendirmektir.


3. Bir diğer fark ise odak kaymasıdır. Yönetimde odak dar bir alanı içerir. Liderin odak alanı daha geniştir ve dış durumları da gözetmektedir. Pazarı, sektörü, yerel ve global konuları gözetmelidir.

4. Başka bir durum ise yönetici eldeki kaynaklara ve yapıya göre hareket ederken, lider yenisini tasarlamaya çalışır.

5. Yönetici hedeflere ulaşmak için günlük iş yükünü yönetir. Liderlik ise gelecek için planlama yapar, bununla ilgili uzun vadeli vizyon ve strateji kurar.

6. Kişilerin yetenekleri farklıdır. Hem yöneticilik hem liderlik duygusal zekaya dayanmaktadır. Yönetmek daha taktikseldir Örneğin; iyi bir yönetici çalışmanların performanslarını artırmak için,  birebir görüşmeler yapmak, görevleri delege etmek, çalışanlara koçluk yapmak gibi konular ile uğraşır.  Liderlik ise çalışan sadakatini artırmak için kültür oluşturmak, diğer çalışanlara ve paydaşlara ilham vermek, takım çalışmasını teşvik etmek ve geleceğin liderlerini hazırlamak konularını içermektedir. Ayrıca ortam sağlayarak, en yetenekli kişileri şirkete çekmek ve onları tutmak hedefi  ile ilgilenmektedir.

Bir yöneticinin haftalık planında uygulaması gereken adımlar şunlardır:
1. Üretken olması: Şirketlerin hedefine ulaşması için belirlenen görev ve projelerin üretilerek, uygulanması.
2. Yönetmek, tatbik etmek: Sistemlerin, politikaların, prosedürlerin uygun bir şekilde şirket içinde icra edilmesi.
3. Yenilikçi: Yeni fikirler ve çözümler üretmesi.
4. Arabulucu: Çalışanlar arası çatışmalarda, ara bulucu rolü üstlenir. Şirket içi yükselen tansiyonu düşürme rolündedir.
5. Kültür İnşa Edici: Şirket içi kültürün oluşturulmasında ve muhafaza edilmesinde rol oynar.

Bu beş konu ayrı yetenekler gerektirir. Eksik olduğunuz bir başlığı seçip, kendinizi geliştirebilirsiniz. Bazı başlıklar birbiri ile çelişebilir. Kuralları uygulamak, yeniliğin oluşmasını engelleyebilir. Değişim içinde olmak, var olan kültürü bozacak etki yapabilir. İyi yöneticiler bunların dengelenmesi konusunda ustalaşırlar ve denge sağlaması için, diğer çalışanlar ile işbirlikleri yaparlar. Olayları incelerken iki açıdan bakılması gerekmektedir. Yönetilen kişiler olan çalışanların penceresinden bakmak. Bunu kısmen anlayabiliriz. Çünkü çoğumuz aynı zamanda başka yöneticiler altında çalışıyoruz. Diğeri ise şirket tarafından bakmaktır. İyi yöneticiler bu iki tarafın kesişim kümesinde olmaya gayret göstermelidir.

Bir örnek verecek olursak, ilk önce şirket tarafından bakmaya çalışalım. Aslında en önemli konu şirket tarafından bakılmasıdır. Çünkü şirket hedeflerine ulaşamaz ise, çalışanlar olmayacaktır.
Hedeflenen projeler zamanında ve ayrılan bütçe içerisinde tamamlandı mı?  İş kalitesi, hedefleri tutturmak için yeterli mi? Şirket gerekli kanuni sınırlandırmalara karşı, önlem almış durumda mı? Şirketin değerini artıracak, yenilikler oluşuyor mu? Yöneticiler şirkete olumlu katkı yapacak kişileri işe alıp, geliştiriyorlar mı? Burada ortaya çıkan yetenekler, proje yönetimi, zaman yönetimi, kaynak yönetimi, iletişim, karar vericilik, insan yetenekleri ve performans yönetimidir.

Şimdi çalışan tarafından bakacak olursak, görev ve sorumluluklarım anlaşılır mı? Görevlerimi yapabilmek için eğitime, yönlendirmeye, gerekli kaynaklara sahip miyim? Yeteneklerim doğru şekilde kullanılabiliyor mu? Gelişim göstermem için şans veriliyor mu? Bana karşı adil ve saygılı davranılıyor mu? Yaptığım katkılar şirket için fark yaratıyor mu? Bu katkılar doğru şekilde ölçülüyor mu? Yeteneklerim doğru bir şekilde değerlendirmeye tutulup, kabul görüyor mu? Anlaşılır bir kariyer ve gelişim planım var mı? Burada ortaya çıkan beceriler, iletişim, insan yetenekleri, performans yönetimi, eğitim ve koçluk, adalet ve etik değerler.
Ortak olarak kesişen konular, şirketler hedeflerine ulaşmak istemektedir. Çalışanlar ise anlamlı bir iş yapmak ve bunun karşılığını almak isterler. İyi bir yönetici bu alanlardaki sorunları ve fırsatları bulmalıdır.

Yönetim stilleri, kişilerin yönetim sırasında sergiledikleri karakter ile ilgilidir. Kişilerin nasıl iletişim kurdukları, nasıl karar verdikleri, kişileri nasıl denetledikleri ve motive ettikleri ile ilgilidir. Karakter ile ilgili konular üç başlık altında ele alınır.
1. Görev yönlendirme: Çalışanlara bir görevi neden, nasıl, nerede ne zaman yapmaları gerektiğini anlatmaktır. Görev ve talimat vermenin yanı sıra; öğretme, koçluk gibi konuları içerir.
2. Karar verme: Karar verirken çalışanları işin içine katmayı içermektedir. 
3. İlişki inşa etme: Yöneticinin her çalışan ile şirket kültürüne uygun olarak nasıl ilişki kuracağı konusudur. Takım olarak davranma konusu da kapsanmaktadır. Çalışan sadakati, motivasyon, koçluk yapma, açık iletişim ve saygı konularını içermektedir.

Aşağıdaki resimde yönetim stillerini bulabilirsiniz.



Yukarıdaki yönetim stillerinden hangisini seçersiniz? Biri diğerinden iyi veya kötü olmamakla birlikte, içinde bulunduğunuz duruma göre uygun stili kullanabilirsiniz. Ancak içinde bulunduğunuz duruma göre farklı tarzlar seçebilirsiniz. Şu anda hangi stilde olduğunuzu çalışma arkadaşlarınıza sorabilirsiniz. İçinde bulunduğunuz duruma göre stilinizi değiştirebilirsiniz. Hangi yönetim stilini seçmeniz için ise aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz.

Ek Not: Yöneticilerin yetenekleri için bir liste yapıp, puanlama yapılabilir.

1. Elinizdeki çalışanların yeteneklerini değerlendirin. 2. Bu yeteneklerdeki yetkinliklerini değerlendirin
3. Kişilerin davranışlarını, huylarını değerlendirin. Kişiler coşkulu mu, ihtiyatlı mı, sinirli mi, sadakatsiz mi, sıkılgan mı bunu öğrenin. Sonrasında grup çalışması için uygun mu, uyum sağlayan ve arkadaş canlısı mı? Yoksa sürekli tansiyonu yükselten ve anlaşmazlık çıkaran birisi mi?

Bunları belirledikten sonra görev yönlendirme, ilişki inşa etme ve karar verme süreçlerinde uygun stili belirleyebilirsiniz.
Yeni başlayan ve yeteneği düşük olan kişiler için, yüksek görev yönlendirme ve ilişki kurma stilini seçebilirsiniz. Kişilerin yetenekleri arttıkça, tabloda sağ tarafa doğru ilerleyebilirsiniz.

Ufak bir dip not: Yöneticiler alışkanlık değiştirici kişilerdir. Alışkanlıklarımız bizi kuşatmıştır ve günlük iş yapış şekillerimizi etkilemektedir. Eğer şu anda sizin alışkanlığınız olan bir yönetin şekli varsa, pratik yaparak bunu değiştirebilirsiniz.

Performans Yönetimi 
 Performans yönetimi, yöneticilik rolünün kalbi durumundadır. Şirketteki çalışanların işlerini tamamlayabilmeleri hususunda gerekli olan rehberlik ve desteğin sağlanması koşulu ile, bir takım kuralların, prosedürlerin, pratiklerin bütününü teşkil etmektedir. Bu konuda senelik yapılan değerlendirmeleri kastetmiyoruz. Başarılı bir performans yönetimi sistemi, farklı yönlerden durumu ele alır. Örneğin şirketin amaç ve hedefleri, şirketin değerleri ve kültürü, görev tanımları, uyumluluk ve bütünlük, performans değerlendirmesi, çalışan motivasyonu, çalışan hakları (maaş ve primler), terfi ettirme ve işten çıkarma kararları bu kapsamda ele alınmalıdır. Uzaktan çalışan kişilerin artması, projelerde iş birliklerinin artması gibi sebeplerden performans yönetim sistemlerinin güncellemeler geçirmesi kaçınılmazdır. Bu konudaki en iyi uygulamaları öğrenip, şirkette var olan yapıya uygulamanız etkin bir seçim olacaktır.
Şu anda şirkette uygulanan performans yönetim sisteminin bilinmesi ilk adım olacaktır. İkinci adımda gerekli anahtar bilgileri toplayarak, her bir çalışanın ilerlemesini takip edip, ölçeceğiniz bir yapı kurmalısınız. Bunun için kendinize özel bir form hazırlayarak, kişilerin günlük işlerini değerlendireceğiniz bir yapı kurabilirsiniz. Bunları yapacağınız birebir görüşmeler ile uygulayabilirsiniz. Üçüncü adımda ise şeffaf olup,  bütün ilerlemeleri kişiler ile paylaşmalısınız. Onları nasıl destekleyeceğinizi ve bunun çalışana nasıl faydalar sağlayacağını iletmeniz iyi olacaktır. Senelik değerlendirmede hiçbir çalışan sürpriz ile karşılaşmamalıdır. Bu konuları grup toplantıları ile kişilere iletebilir ve aynı şeyleri defalarca tekrar etmek zorunda kalmazsınız. 

Bir yönetici olarak çalışan sorumluluğunuz ilk günden itibaren mi başlamaktadır? Aslında sorumluluk iş ilanını yayınladığınız anda başlamaktadır. İş ilanında yer alan sorumluluklar ve görevler, ilgili yöneticinin performans  yönetimi ile örtüşmelidir. Bu bağlamda aranılan özellik ve yetenekler iş görüşmelerinde değerlendirilmeli ve ona göre karar alınmalıdır. İşe alım ve oryantasyon süreçleri başlı başına kapsamı olan konular olduğu için bununla ilgili ayrı bir eğitim almanız faydalı olacaktır. İşe alma oldukça önemli bir süreç olduğu için, bu konuya zaman ve enerji harcamanız gerekmektedir. İş görüşmelerini sizi bölen bir etkinlik olarak değil, takviminizde yer alan ve yapılması gereken bir iş olarak görebilirsiniz.

İşe alıştırma: İşe yeni alınan kişilerin, oryantasyon, bilgilendirme süreçlerini kapsamaktadır. İş tatmini, daha yüksek performans, düşük işten çıkma oranı gibi faydalar sağlar. İşe alıştırma online veya kağıt döküman, video ve birebir görüşmeler ile ilerletilebilir. Birkaç saat, birkaç hafta veya ay sürebilir. İşe alıştırma süreçleri ile ilgili de kabul gören standartlar bulunmaktadır. Şirket, departman ve iş hakkında birbiriyle bağlantılı ama ayrı konularda işe alıştırma yapılmalıdır. Her bir konu özelinde ayrı çalışmalar yapmalıyız. Ek olarak şu başlıklara da dikkat etmeliyiz.
Uygunluk: Yapılacak işin kanuni ve hukuksal uygulanması gereken süreçleri varsa, bunları iletmek.
Anlaşılırlık: Görevler ve beklentileri net bir şekilde iletmek. 
Kültür: Kültürel değerleri ve önemini anlatmak.
Bağlantılı Olmak: Şirketteki diğer kişiler ile bağlantılı olmak ve bunu iyi bir süreçte iletletmek.

Örneğin çalışanlara ilk gün öncesinde, görevleri, şirket kuralları ve  prosedürleri, hakları içeren  bir kitapçık verilebilir ve ilk güne okumuş bir şekilde gelmesi istenebilir. İşe ilk başladıklarında, şirket kurucularının hazırlamış olduğu bir videoyu izleyip, şirketin vizyonu, misyonu, stratejisi, ilkeleri hakkında bilgi sahibi olabilirler. Şirketin geçmişten günümüze gelmesi hakkında bir takım bilgiler de verilebilir. Bunun yanı sıra şirketin organizasyonel şeması da çizilmelidir. Ek olarak kişi diğer birim yöneticileri ve şirketin büyüklüğüne göre diğer çalışanlar ile tanıştırılmalıdır. Sonraki gün ise kişi ilgili birim yöneticisi ile bir araya gelip, görev tanımları ve işi ile ilgili ayrınlıtılı bir bilgilendirme alabilir. Yönetimin iş ve beklentiler ile ilgili hazırladığı döküman kişiye iletilebilir. 30-60-90-120 günlük planlar kişiye iletilmelidir. Bu bağlamda gerekli eğitimler ve kontrol toplantıları yapmalıdır. 

Performans yönetiminin önemli bir parçası hedef verme ve bu hedefleri takip etmedir. Basamaklı bir hedef  verme sistemi kullanılmasıni tavsiye etmekteyiz. Öncelikle şirketin hedefleri, sonra departmanın hedefleri, takımın ve çalışanın hedefleri şeklinde takip edilmelidir. 






Bunun yanı sıra iki konuyu takip edebiliriz. Birincisi görev performansı, diğeri ise kariyer ve kişisel gelişim üzerinedir. 
Çalışanlara hedefleri nasıl vereceğimiz konusunu ele alalım. İlki akıllı hedef verme tekniğidir. Çalışanlara verilen büyük hedefleri, ufak parçalara bölerek iletebiliriz. Örneğin aylık dilimler halinde hedefleri kontrol edip, geride kalan hedefleri üzerine çalışabilir ve stratejiler üretebilirsiniz. Ayrıca hedeflerin tutmasına engel olan engelleri de ortadan kaldırabilirsiniz. 

Koçluk: Koçluk, yöneticilerin bir numaralı konusu olmalıdır. Koçluğun hangi durumlarda ve nasıl işe yaradığına dair sıkça sorular olmaktadır. Farklı koçluk yaklaşıımları ve iletişimleri olabileceği için, bu durum biraz kafa karıştırmaktadır. Ana olarak 2 farklı koçluk bulunmaktadır. Bir tanesi yetenek koçluğu. Yönetici ilgili alandaki uzmanlığını kullanarak kişiye gerekli yetenekleri öğretir. Diğer koçluk türü ise açıklık koçluğudur. Bu durumda yönetici kişiye gerekli soruları sorarak, kendi bilgisi ile bir yol bulmasını ve çözüme ulaşmasını sağlamaktadır. Sonrasında ise ilerlemeyi takip ederek, gerekli yerlerde destek sağlamaktadır. Açıklık koçluğunun 3 avantajı vardır. Motivasyon ve sadakat sağlamaktadır. Güven oluşturur, kararları kendi verdiği için hesap verilebilirliği  artırır. Burada hangi tarzı hangi anda kullanacağız diye bir soru oluşabilmektedir. Yetenek koçluğunu, yeni başlayan çalışanlarda ve çok karmaşık görevlerde kullanabilirsiniz. Ekibinizdeki kişiler geliştikçe ve öğrendikçe açıklık koçluğunu kullanabilirsiniz. Örneğin problem çözümü konusunda, yetenek koçluğunda, kişiye direk ne yapması gerektiğini anlatırsınız. Açıklık koçluğunda ise kişinin yeteneklerini açığa çıkaracak sorular sorarak, sorunu kendisinin çözmesini sağlarsınız.  

Performans problemleri genellikle anlık olarak oluşmazlar. Yöneticiler, oluşabilecek sorunları ilk aşamada görüp, müdahale ederse, sorunların büyümesi engellenebilir. 

Görülen sorunların, şeffaf ve açık şekilde iletilmesi gerekmektedir. Kilit başlıklar için müzakere edilmelidir. Yapılan görüşmede işin görevleri hakkında genel bir tekrar da yapılmalıdır. Performans ölçümü için kullandığınız verileri ve işaretleri kişi ile paylaşın ve belirli aralıklar ile kişinin performansını ölçün. Bu görüşmeler resmi performans değerlendirmesi görüşmeleri ve resmi olmayan toplantılar ile desteklenmelidir. Bu bağlamda çekincelerinizi hızlı bir şekilde paylaşmalısınız. Performans ile ilgili sorun yaşadığınızda çekincelerinizi iletip, karşı taraftan bunun sebeplerini öğrenmeniz, farklı konularda bilgi edinmeniz için iyi bir fırsat olabilir. Bu bağlamda kişilerin eğitime ihtiyaç duyduğunu görebilirsiniz. Böyle bir durumda hangi özelliklerin, ne zamana kadar gelişmesi gerektiğini net bir şekilde ifade etmeniz gerekmektedir. Bu durumla ilgili bilgileri ise belirli bir alanda not etmeniz gerekmektedir. Eğer kişi ile mutabık kalırsanız, sorun çözülene kadar konuyu yukarıdan takip etmelisiniz. Kişi eğer bu süreçte yol alırsa ve başarı gösterirse, kendisine geri bildirim vermeniz çok önemlidir. Eğer kişinin kendisini geliştirme noktasında yol almadığını görürseniz, tonu biraz daha değiştirilmiş olan bir görüşme daha yapmanız gerekmektedir. Yine kişi ile yeni bir anlaşma yoluna varmanız ve beklentilerinizi net bir şekilde iletmeniz gerekmektedir. Hedef ve zaman konusunda net bilgilendirme yapmalısınız. Kişinin sorunlar hakkındaki çözüm önerilerini ve fikirlerini dinlemeniz değerli olacaktır. 
İş Ayrılığı: İşten ayırma kararı alma yöneticiler için en zor kararlardan biridir. İşten çıkarma prosedürlerine ve kurallarına uymanız, bu bağlamda sorun yaşamamanız önemlidir. Bu bağlamda İnsan Kaynakları ve gerekli profesyonellerden destek almanız iyi olacaktır. İş ayrılıkları iki şekilde olabilmektedir. Birincisi çalışanın kendisinin işten ayrılmak istemesidir. Diğer işe şirketin çalışan ile iş akdini sonlandırmasıdır. Kişileri işten çıkarma görüşmesi yaparken zorlanıyor iseniz, öncesinde prova yapmanız, görüşmeler sırasında size önemli katkı sağlayacaktır. 
Çalışanların bireysel performanslarının yanı sıra, takımların da performanslarının ölçülmesi gerekmektedir. Ortaya konulan toplu işin çıktısı değerlendirilmelidir. Takım performansı, bireysel performanslardan farklıdır. Takımların ortak bir hedefinin olması gerekmektedir. Başarmaları gereken hedef net bir şekilde tanımlanmış olmalıdır. Kişilerin performansları birbirine bağımlıdır. Ayrıca sorumlulukları paylaşmalıdırlar. Kişiler; takımın ortaya koyacağı işin, bireysel ortaya koydukları sonuçtan daha iyi olduğunu anlamalılar. Takımların iyi performans göstermesini sağlamak strateji, plan ve yüksek enerji gerektirir. Takımların başarısız olmasındaki en önemli sebepler; belirlenmiş net bir hedefin olmaması, anlaşılır ve net bir planın olmaması, oluşan çatışmaların çözümlenmemesi, oluşan sonuçlarda sorumluluk alınmaması, kaynak yetersizliği, güven eksikliğidir. 

Yönetici olarak güven sağlama, süreklilik gerektiren davranışların sonucudur. Çalışanlar güvenilir şirketlerle ve yöneticilerle çalışmak isterler. Güveni nasıl inşa ederiz sorusuna ise şu şekilde yanıtlar verebiliriz. Söylediklerimiz ve yaptıklarımız arasında uyum ve örtüşme olmalıdır. Yapacağınızı söylediğiniz şeyleri yapmalısınız, verdiğiniz bitiş sürelerine uymalısınız, süreçlerde belirtilen adımları takip etmelisiniz. Bazı durumlarda söylediklerinizi yapamamış olabilirsiniz, bu gibi durumlarda, sebeplerini açıklayıp, özür dilemeniz önemli olacaktır. Ayrıca sizin için önemli olan değerleri ekiple paylaşın. Kişiler sizin değerlerinizi bilirse ve buna uygun hareket ederse, güven ortamı daha da sağlamlaşacaktır. Sizin değerlerinizi onaylamaları ve kabul etmeleri gerekmez, ancak bunu bilmeleri ve ona göre hareket etmeleri güven artırıcı olacaktır. Etik kararlar almak ve uygulamak yine güven oluşturucu bir etkendir. Örneğin doktorların hipokrat yemini, çalışanların ayrımcılık yapılmadığını bilmesi, güven ortamını sağlamlaştıracaktır. Diğer ekip arkadaşlarını dinlemek, ön yargısız olarak iyi bir dinleyici olmak, güven ilişkisini sağlamlaştıracaktır. Dinlemek sizin, kişilerin ne isterse yapacağınız anlamına gelmiyor. Hatta çoğu kez yapmayacaksınızdır. Herkesi iyi bir şekilde dinleyip, onları anladığınızı belli etmeniz, güven sağlayacaktır. Diğer bir konu ise yönetici olarak yaptıklarınızdan sorumlu olmaktır. Yönetici olmak riskli kararlar almayı ve hata yapmayı yanında getirir. Eğer bir başarısızlık durumunda diğerlerini suçlarsanız, güven ilişkisine zarar vereceksinizdir. Ek olarak başkalarının yaptığı işlerden, kendiniz fayda sağlamaya çalışırsanız, bu da güven ilişkisini zedeleyecektir. Yaptığınız hem iyi hem kötü şeylerden de sorumlu olmalısınız. Hatalarınızı kabul etmeli ve başarılarınız ile gurur duymalısınız. Diğer bir konu ise iletişiminizde dürüst olmanızdır. Dürüst olmak çoğu zaman zor olabilir. Bazen söylediğiniz dürüstçe şeyler, doğru eleştirileri beraberinde getirebilir. Dürüst olduğunuzda karşı tarafın söylenmesini istemeyeceği şeyleri söyleme durumunda kalabilirsiniz. Ancak unutmayalım ki, güven kazanmak, dürüst olmaktan da geçmektedir. Bunu yaparken kibar olmayı ve empati yapmayı elden bırakmamalıyız. Diğer bir konu ise, geri bildirimleri yanıtlamaktır. Yanıtsız bırakılan geri bildirimler güven sarsıcı olacaktır. Unutmayalım ki, çalışanlar yöneticilerinden ayrılırlar, şirketlerden değil. Ayrılmadan önce size bir veya iki kere geri bildirim vermeye çalışacaklardır. Eğer değişme olmaz ise, sadakatleri azalacak ve ayrılmak için hazır duruma geleceklerdir. Ayrıca kişilerin size gelmesini beklememeli, onların geri bildirimlerini öğrenmek için adımlar atmalısınız. Hem olumlu hem olumsuz geri bildirimleri öğrenmek için adım atmalısınız. Ayrıca dürüstlükleri ödüllendirmeniz, iyi bir tutum olacaktır. Bir iş ortamında en tehlikeli ortam, korku kültürünün oluşmasıdır. Eğer kişiler korku içindelerse, güven içinde değillerdir. Ek olarak inovasyon ve üretkenlik ortamını yok etmiş olursunuz. İş ortamında, risk alınması için uygun bir ortam oluşturmanız gerekmektedir. Sizinle farklı olan, fikir ve geri bildirimleri almaya açık olmalısınız. Eğer düzenli bir şekilde güven inşa etmeye uğraşırsanız, başarılı olabilirsiniz. Güven inşa etmek uzun zaman alırken, yıkmak saniyeler alabilir. 





Yönetici olarak diğer çalışanların performasını artırmak sizin sorumluluğunuzdadır. İnsanların motivasyon anlamında desteklenmesi için şu faktörleri bilmemiz gerekmektedir. Kişilerin güvende hissetmesi, temel ihtiyaçlarının ve bir takım haklarının karşılanıyor olması gerekir. Diğer durum ise sahiplenme ve başarma duygusunun oluşturulmasıdır. Son başlık ise kişinin bütün potansiyelini açığa çıkarabilmesi ve kullanabilmesidir. Sadakat ise kişinin işine ve şirketine bağlılığı olarak düşünülebilir. Sadakatsizliğe sebep olan şey, kişinin görmezden gelinmesi, yaptıklarının ölçülmemesi ve değerlendirilmemesi buna sebebiyet vermektedir. Güven olmaması, iş tatminsizliği, stres yaratacak kadar fazla çalışma sadakatsizliğe yol açmaktadır. Sadakat sağlamak, günlük sistematik yapılanlar sonucu oluşan bir durumdur. Sadakat ilk aşamada, doğru pozisyona, doğru kişiyi alarak başlamaktadır. Kişiye gerçekleştirilebilir hedefler vermek, eğitim vermek, performansını ölçmek sadakat konusunda fayda sağlamaktadır. İlk aşamada yöneticilerin çalışanlarını bireysel olarak tanıması gerekmektedir. Kişinin sadece iş hayatına değil, bütün yaşamını bilmeniz sadakati artıracaktır. Yeteneklerini, güçlü yanlarını, tarzını, iletişim becerilerini öğrenmeniz gerekmektedir. Kişilerin önceliklerini, tecrübelerini, ihtiyaçlarını dinlemeniz de gerekmektedir. Birebir yapılan görüşmelerde sadece kişimin performansını değerlendirmekle kalmamalı, kişinin gelişimi adına da konuşmalar yapmalısınız. Olumlu sorular ve geri bildirimler ile kişilere yaklaşmalısınız. Zayıflıkların ve eksik yönlerin üzerinde durmaktansa, ilk iş olarak takımın veya kişinin yaptığı başarı ile ilgili sorular sorarak konuya başlayabilirsiniz. Sonrasında bu başarıdan nasıl uzaklaşıldığı konusuna odaklanıp, başarısızlığı bu başarıyı referans alarak yorumlamak isteyebilirsiniz. Ufak ve büyük başarıları tebrik etmeyi ve kutlamayı ise unutmayınız. Çalışanlar bu ortamı buldukları yerlerde çok daha sadakatli verimli çalışanlar olmaktadır.

Mikro yönetim, yöneticilerin kaçınması gereken bir yönetim şeklidir. Eğer delegasyonlar düzgün ilerlemez ise, mikro yönetim kaçınılmaz olmaktadır. Bunun ilk sebebi ise; iş delege ederken, iyi bir şekilde değerlendirme yapılmamasıdır. Kişinin yetenekleri ve isteği, delege edilen iş için uygun mudur kısmı oldukça önemlidir. Diğer  konu ise kişilere yeteri kadar özerklik verilmemesi ve kişinin ne kadar özerk olduğunun belli olmamasıdır. Ayrıca ne kadar mikro yönetim ile işleri ilerletirseniz, çalışanınız o kadar özerklik konusunda beklediğinizi veremeyecektir. Ayrıca çalışanlarınız verilen görevleri başarı ile yerine getirdikçe, verilen özerkliği genişletebilirsiniz. Bu sayede arada oluşan güven ilişkisi gelişecektir. Diğer bir konu ise, üzerinde anlaşılan özerkliğin yönetici tarafından ihlal edilmesidir. Delege işlemi yapılırken şu çekinceler oluşabilmektedir. Bir işi delege etmek yerine, kendinizin yapması daha kolay ve hızlı olacaktır. İyi bir yönetici takımındaki kişileri geliştirendir ve bu da zaman ve fırsat vermeyi gerektirir. Diğer bir konu ise kontrolü kaybetme korkusudur. Delegasyon işlemi ile herkes gelişir, yöneticiler dahil. Belirli kontrol adımları koyup işleri takip ederek, kontrolü yine sağlayabilirsiniz. 

Anlaşmazlıkların çözümü konusunda, yöneticiler bunun kötü bir şey olduğunu düşünürler. Anlaşmazlık ve çatışma olması, orada bir büyüme olduğunun işaretidir. Bu konuyu beş adımda ele alabiliriz. İlk adım, çalışanların, diğer çalışanlarla tanışma anıdır ve ilk şekillenme bu zaman olur. 


İkinci aşama soğuk rüzgar esme aşamasıdır.. Kişiler anlaşmazlık yaşadıkları zaman bu durum oluşur. Sonraki adım ise ortak paydada buluşmadır. Fikir ayrılıklarından sonra iki tarafında  mutabık kalacağı, orta bir yol bulunmaya çalışılmalıdır. Bulunan ortak nokta sonrası performans gösterme ve gerçekleştirme adımı uygulanmalıdır. Mutabık kalınan başlıklar uygulamaya geçirilmelidir. Son aşama ise sonuçlandırmadır. Kişiler işi sonuçlandırıp, başarıyı kutlarlar ise, istenilen amaca ulaşılır. Kişiler arası zararlı çatışmalar da olabilmektedir. Hakaret etmek, kötü sözler kullanmak, aşağılamak bunlara örnek olarak verilebilir. Başka bir kişinin performansını sabote edip, altını oymaya çalışmak da, kötü çatışmaya örnek olarak sunulabilir. Bu gibi durumlara tolerans göstermemeli ve sorunlar hızlıca çözülmelidir. Sağlıklı çatışma ortamının olduğu yerleri, olumsuz olarak görmemeli ve bunları kucaklamalıyız. İki kişi arasında veya takımlar arasında çatışma olduğu zaman, soruna direk müdahele etmeye çalışmayın. Biraz ara vererek, zararlı çatışma olmadığı sürece, takımların bunu kendi arasında çözmesini sağlayabilirsiniz. Senin için bu çatışmanın kaynağı nedir? Bu durumda senin ihtiyacın, hedefin ve çekincelerin nedir? Diğer tarafın bakış açısını nasıl özetlersin? Hangi ortak noktalarda buluşabilirsiniz? Aradaki farklılıkları nasıl kapatabilirsiniz? gibi sorularla konuyu ele alabilirsiniz. 


Yöneticiler toplantıları çalışanları motive edip, cesaretlendirdikleri yer olarak görmelidir. Ayrıca onlara özerklik verdikleri bir fırsat olarak da görebilirler. Toplantıları verimli yapabilmek için şunlara dikkat etmeliyiz. Toplantının amacı net bir şekilde belli olmalıdır. Toplantı sonucunda ne elde edilmek istendiği net olursa, gereksiz toplantı yapılmasının önüne geçilmiş olunur. Toplantılar birebir, takımlar arası, yönetici ve takımı ile birlikte olabilecek farkl şekillerde gerçekleşir. Toplantının formu, amacımıza uygun olmalıdır. Sonrasında toplantı amacına uygun olan kişileri ve alınan kararları uygulayacak kişileri toplantıya dahil edebilirsiniz. Herkesin her toplantıda bulunmasına gerek olmamaktadır. Katılanlar birbirini tanıyor mu? Rekabet halindeler mi yoksa ortak bir amaç için mi çalışıyorlar? gibi soruları planlamak ve bu doğrultuda adımlar atmak önemlidir. Toplantı öncesi hazırlık yapmak gerekmektedir. Sonrasında ise toplam süreyi ve uygun zamanı belirlemek, ardından katılımcıları organize etmek kalmaktadır. Bunun için aksiyon belirten sözcükler kullanabilirsiniz. Karar veriniz, seçim yapınız gibi aksiyon cümleleri sizi sonuca götürecektir. Eğer düzenli yapılan toplantılar ise, geçmişteki toplantıları ve gelecekteki toplantıları da masaya yatırmak iyi olacaktır. Toplantılara zamanında  başlamak  ve bitirmek, ekiplerin saygısı açısından önemlidir. Toplantı ajandasını önden konuşmak ve tanışmayan kişileri tanıştırmak ilk adım olabilir. Konu dışına çıkmalar oldukça, bu konuya değinmen önemli, bunu başka bir zaman ele almalıyız gibi cümleler ile toparlama yapılmalıdır. Toplantı sonrasında ise alınan notları paylaşmak veya online bir yere yüklemek ise verimi artıracaktır.  

Yönetici olarak aynı değerleri paylaşan, benzer davranışları olan, ortak dünya paydaları olan kuşakları anlamalı ve ona uygun yaklaşmalıyız. Günümüzde sıkça konuşulan X, Y kuşaklarını öğrenip, bunların yapısına uygun hareket etmemiz bize fayda sağlayacaktır. Ayrıca kuşaklar; ülkelere, kültürlere göre değişkenlik göstermektedir. Bu konuya dikkat ederken en nihayetinde bireylere ayrıca yaklaşmamız gerektiğini aklımızda tutmalıyız.  


Y kuşağının yönetimi konusunu ele alırsak, şöyle bir bilgi ile başlayabiliriz. Şirketlerin %25 çalışan gücü Y kuşağından oluşmaktadır. Bu çağda doğan kişiler internet ile doğmuş ve büyümüş, buna göre farklı ihtiyaç ve istekleri olabilmektedir. Bu kuşak, ekomonik krizler yaşarken, ekonomik olarak rahat yaşayanları da barındırmaktadır. İyimser olmaları, farklı iş dallarında çalışabilmeleri, hedeflerini gerçekleştirmeye odaklanmaları artı özellikleridir diyebiliriz. Teknoloji ve sosyal medyaya hızlıca uyum sağlayabilirler. Global bir vizyona sahip olabilmektedirler. Yöneticiler, Y kuşağı için yaratıcı ve üretken olabilecekleri, tasarımı güzel olan ofisler hazırlayabilirler. Bu sayede verimlilikleri artacaktır. Bu kişilerin nasıl farklılık yarattığına odaklanabilirsiniz. Y kuşağındaki kişileri, inovasyon ve üretken insanlar ile beraber çalıştırırsanız, verimlilikleri artacaktır. Y kuşağının teknoloji ve sosyal medya hakkında, diğerlerine mentorluk yapmasının yolunu açmanız da ciddi anlamda olumlu bir adım olacaktır.

Yöneticiniz ile iyi bir iş ilişkisine sahip olmak için şu adımları yerine getirmek faydalı olacaktır. İlk aşamada yöneticiniz ile yaptığınız toplantılarda, konuşmalarda elde ettiğiniz bilgileri toparlamalısınız. Daha sonra bu elde edilen bilgileri organize edip, öncelikleri belirlemelisiniz. İlk beş öncelik nedir ve bu önceliklerin başarısı nasıl ölçülecektir gibi sorular ile başlayabiliriz. Sonrasında kendi görev ve önceliklerimize bakıp, bunlarla nasıl bir örtüşme yapabileceğimizi düşünebiliriz. Yöneticimizin hedeflerini gerçekleştirmesi için ne tür katkı sağlayabiliriz konusunda bir plan yapabiliriz. Yöneticimiz ile doğru iletişim kanalını seçtiğimize ise emin olmalıyız. Eğer yöneticimizin ya da patronumuzun davranışları ve yaptıkları şirkete zarar veriyorsa, bu durumda kendisi ile konuşmamız doğru bir davranış olacaktır.


Amerika nüfusunun 2/3 ü uzaktan çalışmaktadır. Günümüzde uzaktan çalışma artık hayatımızın bir parçası haline gelmiştir. Dünyanın farklı yerlerine dağılmış takımlarla çalışabilir ve onları yönetebilirsiniz. Internet üzerinden dosya paylaşımı ile ve bulut üzerinden çalışan araçlar ile, uzaktan çalışma oldukça kolaylaşmaktadır. Uzaktan çalışmanın sağlıklı olabilmesi için, teknolojik imkanların ayarlanması ve internet bağlantısı sağlanmalıdır. Kişilerin yaptıkları aktivitelerden çok, teslim ettikleri işlere odaklanarak performans ölçümü yapmalıyız. Kişilerin gerçekte ne ile uğraştıklarını görme şansınız olmadığı için, gösterdikleri performansın sonucuna odaklanmalıyız. Yerel ve uzakta olan çalışanlarınız için video görüşmeler yapıp, anlık yazışmalar ile iletişimlerini sağlayacakları imkanları sağlamanız gerekmektedir. Uzaktan çalışanlar için, mesai yaptıkları zamanlar için ayrı bir yer tahsis etmelerini ve ev yaşamını, özel yaşam ile  karıştırmamalarını öneriyoruz.

Yönetici olmanız bir çok konu ile ilgilenmeniz anlamına gelmektedir. Aynı anda ilgilenmeniz gereken birçok konu bulunmaktadır. Bu bağlamda, zaman yönetimi çok önemli bir hale gelmektedir. İlk olarak sizin için doğru olduğunu düşündüğünüz şeylere odaklanmalısınız.Günün hangi saatinin odaklanmak için size en uygun olduğunu belirlemelisiniz. Örneğin, zihninizin en açık olduğu ve dingin olduğu saatler sabah saatleri ise, sizi bölecek işlerden uzak durup, odaklanmanız gereken konulara bu zaman aralığında odaklanabilirsiniz. Bu bağlamda düşünme ve yazma gerektiren işleri yapabilirsiniz. Diğer bir düşünmeniz gereken konu ise, ara vermeden ne kadar çalışabileceğiniz ve ne kadarlık aralar vererek iş yapacağınızdır. Bu gibi konular kişilere göre değişkenlik gösterebileceği için herkes için aynı olan cevaplar bulunmamaktadır. Zaman yönetimini sadece saat ve takvim olarak ele almamalıyız. Takvimi planlama, email yazma, not alma gibi bir bütün olarak ele alınmalıdır. Kendinizi iyice tanıyıp, planlarınızı belirledikten sonra, kendiniz için uygun olan bir sistem kurmalısınız. Amaç daha fazla odaklanma sağlamak ve verimlilik artırmaktadır. En önemli konu ise hayır demeyi veya şimdi olmaz demeyi öğrenmelisiniz. Zaman yönetiminin en önemli kısmı, yönettiğiniz zamanı korumaktır.


Yönetici olarak farklı insanların çalıştığı, belirli hedefleri olan projeleri de yönetmeniz gerekmektedir. Proje yönetimi için farklı araçlar, sistemler ve stratejiler bulunmaktadır. Proje yönetimi ağırlıklı olarak planlama ve organize etme üzerine oluşturulmaktadır. Proje işi, bir takım işi olduğu için takımın ihtiyaçlarını da iyi bir şekilde belirlemeniz gerekmektedir. Proje yönetiminde, projeleri nasıl takip ettiğiniz oldukça önemlidir. Ayrıca çıkan işin kalitesini nasıl değerlendireceğiniz, diğer bir konudur. Projenin bütçesi içerisinde kalmasını nasıl sağlarsınız ise bir başka konudur. Projenin kalitesini; içeriği, zamanı ve maliyeti belirlemektedir. Hızlı, Ucuz ve İyi seçeneklerinin olduğu bir üçgenden seçim yapmanız gerekmektedir. Bu üçgende, aynı anda iki seçim yapabilirsiniz ve diğer seçimden kayıp yaşarsınız.


Bütçe yönetimi, yöneticilerin ilgilenmesi gereken konulardan birisidir. Eğer takımınız hedefleri tutturuyor ancak kendisine ayrılan bütçeyi aşıyorsa, işletme ile ilgili finansal sorunlara sebibiyet verme ihtimali oluşacaktır. İşletmenizin kira, günlük operasyon giderleri, kullanılan araçların maliyetleri gibi önemli kalemlerinde  bilgi sahibi olmak gerekmektedir. Yapacağınız projelerle ilgili ise, bütçesel kısımlar ile ilgili bilgi edinmeniz yerinde olacaktır. Departmanın kullanacağı bütçe ve kaynaklar planlanmalıdır. Ayrıca bu bütçenin de takip edildiği bir yapı kurulmalıdır.

Devlet ve kamusal regülasyonlar ile çalışan hakları ara ara değişebilmekte ve bununla ilgili yaptırımlar bulunmaktadır. Yönetici olarak, çalışanların haklarını korumak ve şirketin çıkarlarını savunmak durumundasınız. Bu bağlamda İK ile birlikte çalışıp, oluşabilecek sorunlardan şirletinizi korumak adına planlar yapmalısınız.


Yöneticiler olarak, hergün onlarca karar almamız gereken durumlar oluşmaktadır. Karar verme süreçlerinde ise belirli bir sistematik takip etmek bu konuda etkinliğimizi artıracaktır. Duygusal zekanın yüksek olması, karar alırken kendimizi ve ilişkilerimizi doğru bir şekilde analiz edip, doğru kararlara yönlendirebilir. Eğer bilgi sahibi isek; kendimizi kontrol altında tutma, başarı odaklı olma, iletişim, çatışma yönetimi gibi konular, karar alırken bizim elimizi kuvvetlendiren başlıklardır. İyi yöneticiler, karar alırken tedbirli olma ve risk alma arasında iyi bir denge tutturmalıdır.

Bütün  bunların ışığında, bu bilgileri kullanmak için kolları sıvamak ve adım adım yeteneklerimizi geliştirmemiz gerekmektedir. Yönetim becerileri birden bire gelişmeyecektir, geliştirmek ise zaman ve emek gerektirecektir. Kendinize bu bağlamda bir gelişme planı hazırlamalısınız. Eğer ayda 1 yeni  yetenek elde etmeye çalışır iseniz, bir sene içerisinde yeteneklerin çoğunu kazanmış olacaksınız. Diğer yöneticilerin de olduğu bir çevrede olmanız, öğrenmeniz ve gelişmeniz konusunda çok faydalı olacaktır. Eğer imkanınız varsa bu konuda bir mentor ile çalışamanızda faydalı olacaktır. Çalışanlarınızın sizin bir yansımanız olduğunu unutmayın ve onları motive etmeye çalışın. Amacımız, çalışanların en yüksek potansiyellerine erişmesini sağlamak olmalıdır.


Kaynak:

Management Foundations

https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Management-Fundamentals/142070-2.html
 

 
 














No comments: