Veri Denetimi

Veri denetimi, şirketlere ve kişilere başarılı olma konusunda yardım etmektedir. Günümüzde veri ile ilgili çok sık haberler çıkmakta ve bununla ilgili konular konuşulmaktadır. Kullanılan dijital teknolojiler, büyük miktarda veri üretmektedir.  Örneğin dijital resimleri ele alalım. Bir senede, bir trilyon resim çekilmekte ve saklanmaktadır. Eğer bütün bu resimler 4X6 boyutlarında basılsa idi ve uç uca eklense idi, uzunluğu dünyadan güneşe gidip, tekrar geri gelecek bir durumda olurdu. Bu ise bize verinin büyüklüğünü göstermektedir. Veri tek başına bizi heyecanlandırmamaktadır. Bu verilerle neler yapabileceğimiz, nasıl kullanacağımız bizi heyecanlandırmaktadır. Veri günümüz dünyasında şirketler için de oldukça önemlidir. Örneğin veri kullanımı, medikal dünyada hastalık tedavisi alanında, geniş hastalık ayrıntılarının verileri incelenerek kullanılmaktadır. Bu sayede daha iyi tahminler yaparak, hastaların tedavileri konusunda katkı sağlamaktadır. Ek olarak hastanelerde, hastaların ne zaman taburcu edileceği konusunda gelişme gösterek, hastaların yeniden hastaneye yatmasını engelleyebilmektedir. Doğal hastalıkları takip edip, bunları daha iyi yönetebilmemizi sağlamaktadır. Ek olarak sosyal medya ve web sitelerinde insanlar tarafından hergün binlerce içerik girilmektedir. Örneğin kredi kartı sahtekarlığı için, yapılan satın almalar, hangi bölgelerden bu işlemlerin yapıldığı, sıklığı bize yeni kredi kartı sahtekarlığı için tahminler yapıp, alarmlar üretebilir. Kişilerin internet üzerinden yaptıkları aramaları, veri analiz araçları ile anlamlandırıp, hedefli reklamlar verebiliriz. En nihayetinde veri, bizim daha bilinçli kararlar vermemizi sağlar.

Bu işlemleri yapabilmemiz için elimizdeki veri kalitesinin iyi olması gerekmektedir. Eldeki verinin kesin, yönetilebilir, düzenli olarak bakımının yapılıyor olması gerekmektedir. Verinin nerede olduğu, sahibinin kim olduğu, güncel olup olmadığı, gelecek kullanımlar için iyi bir şekilde saklanıp saklanmadığını bilmeliyiz. Bu verileri kullanacak gerekli yeteneğe ve araçlara da sahip olmalıyız. Bütün bunları yaparsak, elimizdeki veri daha değerli hale gelecektir.

Veri şirketler için önemlidir. Örneğin satış verisi oldukça hayatidir. Ürünü veya hizmeti kimler satın alıyor, ne zaman satın alıyorlar, hangi sıklıkta ve nerede alıyorlar. Bunlar önemli konulardır. Bu veriler olmadan, şirket pazar davranışlarını anlama konusunda gözü kapalı durumda olacaktır. Var olan müşterilere yeni satışlar yapma veya yeni müşteriler bulma aşamasında eksiklikler olacaktır. Eğer bir sağlık organizasyonunda çalışıyor olsak, bizim için maliyetler ve sağlık sonuçları önemli olacaktır. Eğer mobil uygulama yapıyor isek, kaç kullanıcı uygulamamızı kullanıyor, uygulamada neyi seviyorlar, doğru fiyat politikasını mı uyguluyoruz gibi soruların cevaplarını bilmemiz gerekecektir. Verileri şirketlerin karar mekanızmalarında kullanmak veri yönetimi veya bilgi yönetimi olarak isimlendirilmektedir. Aşağıda veri yönetimi ile ilgili konulardan bahsedilecektir. Zayıf ve güçlü veri yönetimleri, şirketlerin geleceği için belirleyici olmaktadır.

Eğer veri yönetiminden yüksek verim almak istiyor isek, bununla ilgili üzerinden mutabık kalınan bazı kurallar ve işlemler belirlenmelidir. Bununla birlikte bazı sorumluluklar, karar yapıları ve zorunluluklar belirlenmelidir. Bu tür kalite standartlarının belirlenmesi işlemine veri denetimi adı verilmektedir. Burada hedef iyi veri denetimi olan bir veri yapısının oluşturulmasıdır. Veri denetimi ve veri yönetimi birbirinden farklı kavramlardır. Veri yönetimi, verininin kullanımı ve etkili iş kararları almak ile ilgilidir. Veri denetimi ise, şirket içerisinde disiplinli şekilde uygulanacak kuralların oluşturulmasıdır. Çoğu şirketler verilerini yönetmektedir. Oldukça azı, verilerini denetlemektedir.

Veri denetimi için şu başlıklar önemli olmaktadır. Şeffaflık, hesap verilebilirlik, ve standartlaştırma.

Şeffaflık: Şirket içerisinde ve dışarısındaki kişilerin rahat bir şekilde anlayabileceği ve onlara tavsiyelerde bulunulabilecek bir yapıda olmalıdır. Veri denetimi işlemleri ve etkisi bu yapıya uygun olmalıdır. Şeffaflık, sürprizlerden kaçınmak, etkilenen kişilerin desteklerini kazanmak için, şirket içerisinde güven ortamını sağlamak için önemlidir. Şeffaflık, yapılan şeylerin neden yapıldığını ve etkisinin neler olduğunu anlatmayı içermektedir. Örneğin veri güvenliği önem teşkil etmektedir. Şirketin web sayfasında olup olmayacağı, ve veritabanında saklanıp saklanmayacağı net olarak ifade edilmelidir. Çalışanların doğum tarihleri, ev adresleri gibi konular bu bağlamda ele alınabilmektedir.

Hesap verilebilirlik: Veri ile ilgili çalışan herkesin, sorumluluk alanlarının kapsamını belirlemek. Bununla ilgili ayrıntıları ilerleyen aşamalarda aktaracağım. Şimdilik, veri denetimi alanında olan bir kişinin sorumlulukları, tam olarak tanımlanmalı, anlaşılır olmalı ve üzerinde mutabık kalınmalıdır. Buna paralel olarak, sorumlulukları belirli olan kişilerden, belirli zamanlarda belirli işleri yapmasını talep edebiliriz. Örneğin sorumluluk alanı olarak, hangi hisse senedini tutmamız gerektiğini belirlemek ise ve belirli bir tarihe kadar veri girişi yapmamız beklenmekte ise, bunun yapılmaması iş akdinin sonlandırılmasına yol açabilir.


Standartlaşma: Verilerin nasıl etiketleneceği, tanımlanacağı, kategorize edileceği bu konuyu içermektedir. Örneğin, Amerikadaki eyaletlerin gösterilmesi bir örnek olabilir. Örneğin California, CA olarak adlandırılmaktadır. Eğer bu standartı net olarak belirlemez isek ve bu konuda veriler hem California, hem CA olarak tutulursa ve biz sadece bir tanesini sorgu ile öğrenmeye çalışır isek, elde edeceğimiz sonuç sağlıklı olmayacaktır. Standartlaştırma bir çok sorunu çözdüğü gibi, veri kalitesini de artırmaktadır.

Yukarıda bahsettiğim konular, şirketteki diğer işlemler ve birimler ile çakışıyor gibi görünebilir. Veri denetimi politikası, kalitesi, uyumluluğu ve iş zekası gibi konular gündemimizde olacaktır. Örneğin veri denetim politikası dediğimiz zaman, bir takım takip edilecek ilkeler ve hedeflere ulaşmak için bunu uygulayan bir yapı aklımıza gelmektedir. İyi bir data yönetimi için bu ilkeler çok önemlidir. Eğer iyi bir veri denetim mekanizması istiyorsak, politikamıza odaklanmalıyız. İyi bir veri denetim mekanizması için, şirketin kültür ve ihtiyaçlarına göre politikalar belirlenmelidir.

Veri kalitesi denilince kapsamına neler girmektedir? Bu soruya cevap ararken, verinin bütünlüğünden emin olmalıyız. Elimizdeki veri ile iyi bir planlama yapıp, iyi iş kararları alabiliyor muyuz sorusu, veri kalitesini ortaya koymaktadır. Bizim bu konudaki güvenimiz, veri kalitesine işaret etmektedir.

Veri uygunluğu ile ne demek istemekteyiz? Şirket kuralları ve politikaları ile eldeki verinin bu bağlamda ele alınmasıdır. Sektörde, devlet politikalarında, uluslararası standartlarda uymamız gereken bazı kurallar olabilmektedir. Verilerin bu politikalara uygun olması gerekmektedir. Örneğin bankacılık sektöründe devletlerin bazı kuralları bulunmaktadır. Verülerin ne kadar süre ile saklanacağı bunlara bir örnek olabilir. Verilerin ve raporların kimlerle paylaşılacağı, kimlerin verilere erişim yetkisi olacağı gibi konular bulunmaktadır.

İş zekası konusu ise bizim verileri kullanarak işlerin iç yüzünü keşfettiğimiz ve yönettiğimiz başlıkları içermektedir. İlgili araçları kullanmak ve verileri anlamlandırmak için işlememiz demektir. İş zekası takımları satış ekiplerine hangü ürünleri sattıklarını, nerede sattıklarını ve ürünlerini kimlerin aldığını iletebilmektedir. Bu bağlamda iş zekası birimlerine veri erişim hakları hakkında kurallar belirlenmelidir. Veriyi kimin oluşturacağı, saklayacağı, sileceği, güncelleyeceği belirlenmelidir. Ek olarak hangi verinin toplanacağı ve paylaşılacağı belirlenmelidir. Buralar hassas ve odaklanılması gereken alanlardır. Şirketinizde bu alanlardan sadece bir tanesini veya birden fazlasını seçip, odaklanabilirsiniz.

Yukarıda bazı konulara değindik ancak şirketinizin veri denetimine ihtiyacı olup olmadığına değinmedik. Bunu belirlerken verinin şirket için ne kadar değerli bir varlık olduğuna karar vermelisiniz.

Rekabet avantajı: Şirketler müşterileri, satışları, stokları, fiyatları veri halinde saklarlar. Bu verilerden bazıları bize rekabet avantajı sağlayabilir. Topladığınız verilerdeki bazı öngörüler, sizin bulunduğunuz pazarda kazanan bir oyuncu olmanızı sağlayabilir. Eğer bu bağlamda gelen bilgi yoğun ve çeşitli ise, veri denetimi yapmanız uygun olacaktır.
Uyumluluk: Veri işleme konusunda ve bulunduğunuz sektörle ilgili çeşitli devlet kısıtlamaları var ise, bu konuda adım atmak mecburiyetindesiniz.

Veri denetimi uygulamak için karar kıldı iseniz, bundan kimlerin etkileneceğini ve bu kişilerin nelere ihtiyacı olduğunu bilmelisiniz. Veri denetimi konusu size ağır bir iş yükü getirmeyecektir. Bunun için çok fazla yazılım aracı kullanmanıza gerek yoktur. Burada ilk aşamada yük getiren konu, kişilerin sorumluluklarını belirlemektir. Çok büyük şirketlerde bu işi yapması için özel kişiler tutmanız gerekebilir. Bu konuda yapılan en büyük hata; örneğin İnsan kaynakları konusundan şirkette sorumlu olan, İnsan kaynakları uzmanını bu konudaki veri ile ilgili bir sorumluluğa atamayız. Şirketler genelde yönetilen verinin bakımı için sorumluluk vermekten kaçınırlar. İçgüdüsel olarak Finans bölümünün yöneticisinin, kredi kartı bilgilerinin saklanmasından sorumlu olduğu düşünülmelidir. Satış yöneticisinin aylık, kesin olarak gerçekleşen satış raporuna sahip olması gerekmektedir. Bunlara sahip olmak, o işe ait olmak anlamına gelmemektedir. Sahip olmak, verinin doğruluğu, sağlamlığı, güvenliği gibi konularda hesap verebilir olmak demektir. Verinin sahiplerinden, veri ile ilgilenmelerini beklemekteyiz. En nihayetinde işler bunun üzerine kurgulanmaktadır. Veri denetimi şirketin genel politikası olmakla birlikte, veri sahipleri bu konuda bir yetkiliye karşı sorumludurlar.Veriler dışardan ve içerden gelmeye başladığı zaman, tek veri sahibi yeterli olmamaktadır. Bunun için veri personeli atanması iyi olmaktadır. Bir kişi veya takım veri denetimini yapmalıdır. Veri personeli şirket yetkilisi olmalıdır. Veri personeli, kuralları, veri denetimi için süreçleri tasarlayıp, veri sahiplerinin izlemesi gereken süreçleri ve kuralları oluşturmalıdır. Bu veri personelleri kimler olmalıdır? Bu kişinin verilerin izlenmesi ve süreçlerle ilgili bilgisi olan bir kişi olması tercih edilmelidir. Her ay bir kaç saat süre ayırıp, diğer zamanını günlük işlerine ayırabilir. Veri personeli, veri denetim kurulunu oluşturup, organize eden kişidir. Veri personeli, veri sahiplerinden farklı bir kişi olmalıdır. Bu kişinin işlevi, veri politikaları ve prosedürleri hakkında ortak bir noktada buluşmak, oluşacak verisel sorunlarını çözmek, endişeleri gözden geçirmek, iyi veri yönetimi için stratejik kararlar vermektir. Veri sahibi ve veri personelinin yapacağı işin kapsamı, her şirket için oldukça kritiktir.

Veri personeli ve veri sahibi en önemli roller gibi gözükürken, diğer rolleri de göz ardı etmemeliyiz. Şirkette veri denetiminiden kim sorumlu denildiği zaman, cevap herkes olmalıdır. Örneğin kod yazılma standartlarından kim sorumlu dendiğinde tüm ekip sorumlu ise ve bu değerlere bağlı kalıyor ise, burada da benzer bir durum olmaktadır. Veri denetimi konusunda bütün sorumlulular, fonksiyonları üzerinde mutabık kalmalıdır. Veritabanı yöneticisi, yazılım mühendisi verileri oluşturmak, saklamak, güncellemek, silmek gibi işlemleri yapabilmektedir. Veri güvenliği uzmanı örneğin verilerin saklanması ve güvenliği ile ilgili rolde olmalıdır. Örneğin satış temsilcileri ve telefon destek personelleri, müşterleri iletişim bilgisine sahip olabilmektedir. Bu rolleri düşünürken, şu soruların cevaplarını da düşünmeliyiz. Bu görevdeki kişiler yeterince eğitildi mi, veri giriş hatalarını düzeltmek için neler yapıldı ve yüksek data kalitesini sağlamak için ne yapıldı? Eğer veri denetimi üst yönetim tarafından tam olarak desteklenmez ise, işlevlerinin başarılı olma ihtimali azalacaktır.

Veri denetimi konusunda karar kıldıktan sonra, tasarım süreçlerini nasıl ilerleteceğiz? Bu işe başladığımız ilk gün mükemmel olmayacaktır, bu bilinçte olmamız çok önemli. Veri denetim işi, zaman geçtikçe oturmakta ve doğru halini almaktadır. Buna olgunlaşma işlemi diyoruz. Altı adımdan oluşmaktadır.

0. Olgunlaşma yok 1. İlk adımı atma 2. Yönetilen 3. Standartlaşmış 4. İleri seviye 5. İyileştirmeler

İlk adımda veri stratejisini konuşmak gerekmektedir. Ayrıca liderlik desteği ve gerekli parasal kaynakların ayrılması gerekmektedir. Veri stratejisi net bir şekilde ifade edilmiş planı içermelidir. Herkes şirketin data yönetimini, hedefleri tutturma konusundaki desteğini net bir şekilde anlamalı. İlk aşamada veritabanı belirli bir sıklıkla yedeklenmeli ve doğruluğu onaylanmalı. Bunu belirleyerek işe başlayabiliriz. Ayrıca hangi verilere, kimlerin ne kadar erişimi olacağı da belirlenmelidir. Veri miktarı arttıkça, veri yönetimi de karmaşıklaşmaktadır. Bu konuda bazı özel roller tanımlanmalıdır. Standartlar uygulanmalıdır.

Bir sonraki adım veri kalitesinin sağlanmasıdır. Verinin kesinliği ve doğruluğu hakkında güven duymalıyız. Veri güncel olmalıdır. Amaca uygun olmalıdır. Tutarlı ve eksiksiz olmalıdır. İyi bir veri kalitesi sağlanmadan, iyi bir veri denetim sisteminden söz edemeyiz.

Diğer bir adım ise, veri işleme adımlarıdır. Verinin sisteme nasıl girdiği ve çıktığı standartlaştırılmalıdır. Ayrıca verinin güvenliği de burada karşımıza çıkmaktadır. Kötü durum senaryosu, yedekleme işlemleri tanımlanmalıdır. İhtiyacımız olan veri de tanımlanmalıdır. Yeni bir sistem geliştirilirken, hangi veriler işimize yarayacaktır. Kullanılan platform ve diğer yazılım ihtiyaçları ile olan ihtiyaçları yazılmalıdır.

Veri yönetimi konusunda hangi metrikler olmalı ve bunları nasıl ölçmeliyiz? Nasıl bir analiz süreci izlemeliyiz? Veri memurları ve veri sahipleri tanımlandı mı? Bu konular planımızda belirlenmiş olmalıdır.

Veri denetimi konusunda başarıya ulaşmak için yapmamamız ilk önemli adım, planladığımız adımları dökümante etmek olacaktır. Kolay, anlaşılır ve kolay erişilebilir olmasına dikkat etmeliyiz. Sık sık bu dosya kullanılacağı için günce lve kesin bilgileri içermelidir.

Veri denetimi kurumu bazı tekrar edilebilir işlemler önermektedir; veri personeli, veri denetiminin temelinde olan kişidir ve bunun uygulanması için performans göstermelidir. Kuralların, tanımların, prosedürlerin tanımlanmasını ve uygulanmasını sağlamalıdır. Diğer bir konu ise değişimi yönetmektir. Örneğin yeni bir durum oluştu, devlet yeni bir regülasyon çıkardı ve buna uygun yeni politikaların belirlenmesi gerekiyor. Bu değişikliklerin sorunsuz şekilde uygulanması gerekmektedir. Diğer önemli konu, sorunları çözmektir. Örneğin sorunlar çoğunun kararlarına göre mi çözülecek, yoksa yetkin bir kişinin kararı ile mi ilerleyecek, bunu belirlemek gerekmektedir. İyi bir iletişim olması, bir çok konunun doğru şekilde ele alınmasını ve çözülmesini sağlayacaktır. İletişim için hangi kanallar kullanılacak, hangi sıklıklar gözetim ve bilgilendirmeler yapılacak, netleştirilmelidir.Yapılan projelerin ve devam edenlerin raporlanması kritik önemdedir. Beklediğimiz sonuçlara ulaşıp ulaşmadığımız, hazırlanan raporlar ile takip edilebilmektedir. Yönetim desteği, gerekli kaynakların alınabilmesi, raporlama oldukça önemlidir. Şirketinizde bulunan veri denetim kurulu belirli süreler ile bir araya gelip, gelişim ve değerlendirme adına çalışmalar yapmalıdır.

Bir projeye başlamadan metrikleri baştan belirlemek gerekmektedir. Ancak hedeflerin tutup tutmadığını nasıl anlayacağız? Bu kısım genellikle unutulmaktadır. Veri denetimi nitelik ve nicelik olarak ölçülebilmektedir.

İlk metrik verinin değeridir. Verinin değerini ise bir kaç farklı yolla ölçebiliriz. Veri değeri zamansız olmalıdır. Örneğin karar vericiler istedikleri zaman verilere erişebilmeliler. Veri tam olmalıdır. İstenilen veri, belirli özelliklere sahip şekilde talep edenin ulaşabileceği durumda olmalı. Diğer metrik, veri yönetimi süresince alınan kararların sayısıdır. Verilen karar sayısının fazla olması, verinin değerli ve hassas bir konumda olduğunu gösterir. Negatif olarak ise, veri denetimi konusu bize gereksiz yere bürokrasi oluştuyor düşüncesidir. Neden bu kadar karar almamız gerektiğini açıklaması burada devreye girmektedir. Diğer metrik ise karar alınma süresince geçen zamandır. Günümüz çevik süreçlerinde, sürelerin kısa olması, istediğimiz bir durumdur. Veri sorunu takip etmemiz ve izlememiz gereken bir başlıktır. Örneğin veri hatası bir veri sorunudur. Örneğin veri girişi alanında bir başlangıç tarihi alanı varsa, veri girişi yapan kişinin bu başlığın hagi konu için başlangıç tarihi alanı olduğunu bilmesi gerekmektedir. Diğer bir veri sorunu, sistem hatalarıdır.

En son toparlayacak olursak, veri denetimi, şirketler için operasyonel süreçlerin iyi bir şekilde  ilerlemesi ve pazarda başarılı olunması için fayda sağlamaktadır. Veri yönetimimizin iyi olduğunu düşünebiliriz ancak bu veriler gerekli standartlarda mı, gerekli yükümlülüklere uygun mu, gerekli kişilere erişim hakları tanımlı mı gibi soruların yanıtlarını düşünmeliyiz. Bu sayede veri yönetimi performansımızı artırabiliriz. Bunun bir bir başlangıç eğitimi olduğunu hatırlatarak, daha ayrıntılı bilgi için Veri Denetimi Enstitüsü ve ISACA hakkında araştırma yapmanızı önermekteyim.


Kaynak:
Learning Data Governance
 https://www.lynda.com/Enterprise-Content-Management-tutorials/Introduction-Data-Governance/501135-2.html

Görevleri Takımlara Delege Etmek

İlk olarak delege etmenin tanımını yaparak başlamak istiyorum;

Çalışma arkadaşımız olan bir kişiden, sorumluluğu devretmeden, bir görevin yapılmasını istemektir.

Günümüz iş dünyasında hemen her gün delege edilen onlarca iş gözlemlemekteyiz. Muhtemelen bu yazıyı okuyan çoğu kişi, başkalarına yapmaları için görevler vermiştir. Bir yazıcıya yazdırma işlemini yaptırma, 5 yaşındaki bir çocuğa yatağını toplama işini delege ettimizi düşünürsek, konuya geniş perspektiften bakmakta fayda olacaktır.

İyi bir delegasyon yapısı kurmak için, proje yönetimi ve insan yönetimi konusunda bilgili olmak, oldukça önemlidir.

 İyi bir delege eden kişi olmak, bizlere önemli faydalar sağlamaktadır.

1. İşleri iyi şekilde delege etmek sizi daha iyi bir lider yapacaktır. Bu alandaki yeteneklerinizi geliştirmek, çalışanlarınız ile aranızdaki ilişkiyi geliştirecektir. Bu sayede size duyulan saygı artacaktır. Araştırmalara göre çalışanların işten ayrılma sebebi olarak; bir numarada, patron veya yöneticisinden memnun olmama bulunmaktadır.
2. Çalışanlarınızın, işten ayrılma oranlarını düşürecektir. İş yerinde bir şeyleri başarma duygusunu yaşayan çalışanların, işlerinden duydukları memnuniyet artacaktır. Bu da önemli çalışanlarınızı şirkettinizde tutmanızı sağlayacaktır.

3. Yeni bir çalışanı işe alma süreci, ciddi maliyet olan bir iştir. Buna paralel olarak, bütçe tasarrufu konusunda size fayda sağlayacaktır.

4. İyi  bir delegesyon yapısı ile, çalışanların verimliliği daha üst düzeye çıkacaktır.
5. İş yükü daha yönetilebilir olacaktır. Bu sayede enerji ve odağınızı yeni ve daha üst düzey projelere ayırabilirsiniz.

Delegasyon konusunu 4 ana başlıkta ele almakta fayda var.

1. Değerlendirme

İşletmenin, yöneticinin ve çalışanların iş yükünü tayin edip, bir değerlendirme yapma aşamasıdır. Hangi görevler, kimlere delege edilmedilir gibi kritik soruların cevaplarını bulmamız gerekmektedir. Değerlendirme iki şekilde yapılmalıdır. 1. İnsanların değerlendirilmesi 2. Görevlerin değerlendirilmesi

Yöneticiler genelde çok fazla iş yükü ile uğraştıklarından, sıkıntı yaşamaya başladıkları zaman, son dakikada işleri delege etmeye başlarlar. Ancak bu durum, işlerin zamanında bitmemesi ve olması gerekenden daha kısa sürede delegasyon yapılmasına yol açtığı için, yönetici ve çalışanların arasındaki ilişkiyi zedelemektedir.

Yöneticilerin 2 haftalık süreçler şeklinde, takvimlerini analiz etmeleri oldukça önemlidir. Günlük rutin işlerin yanı sıra, düşünme, analiz, strateji belirleme gibi işler için de takvimde yer açmak gerekmektedir.

2 haftalık iş yükünü analiz ettikten sonra, daha uzun vadeli (3 aylık) hedeflere, büyük resme odaklanmak gerekmektedir.

Yapacağımız görevlerin isimlerini yazıp, yapılacak görevler için yetenek, zaman ve öncelik seçeneklerini belirlemeliyiz. Az ve orta yetenek gerektiren, zaman olarak fazla zaman alacak işlerin delege edilmesi gerekmektedir.
 
Delege etme konusunda diğer bir önemli kısım, kişilerin değerlendirilmesidir. Kişileri değerlendirme aşamasında, ortaya koydukları en iyi performansları yazılı hale getirmek oldukça önemlidir. İnsan algısı, son gelişmeleri hatırlamaya daha yatkın olduğu için, daha geniş bir zaman aralığında, kişilerin performanslarını değerlendirmemiz daha olumlu olacaktır. Bu sayede kişilerin eksik yönlendirini belirleyip, eğitimler düzenleyip, kişilerin gelişimini de sağlayabilirsiniz.
 
İşlerin delege edilme adımlarını ise şu şekilde özetleyebiliriz. İlk önce delege edilecek işin adını yazmalıyız. Sonrasında ayrı bir dosyada tuttuğumuz, o işin yapılması için gerekli olan yetenek, özellikleri belirlemeliyiz. Ardından ise kişileri değerlendirdiğimiz, özelliklerini yazdığımız listeden, bu işi delege edebileceğimiz uygun adayları listeye yazabiliriz. İşleri atarken, kişilerin potansiyellerini geliştirecekleri, öğrenebilecekleri rolleri atamak, uygun olacaktır. Amaç sadece işlerin yapılması değildir. Bu durumun, takımdaki kişileri geliştirmek için ciddi bir fırsat olduğunu unutmamalıyız.

Ek olarak takım üyelerinize, hangi projelerde yer almak istediklerini kendiniz de sorabilirsiniz. Bu sayede şeffaflık ve verimlilik artışı sağlanacaktır.

2. İşi Teslim Etme

Gerekli değerlendirmeyi yaptıktan sonra ikinci aşama, işi teslim etmektir. Bu aşamada; beklentileri, hedefleri, süreyi ve elimizdeki kaynakları aktarma işinleri yapmalıyız.

Bu bölüm, üç aşamadan oluşur.


a) Toplantı öncesi hazırlık

Bu kişi ile ilişkim nasıl? Daha önce pozitif bir ilişkimiz oldu mu?  Kişi yeni şeyler öğrenmeye ve sorumluluk almaya ne kadar açık ve neden açık gibi soruları sormalıyız.  Delege işlemini etkiliyecek diğer konular neler olabilir diye düşünmemiz gerekmektedir. Ek olarak hangi sıklıkla güncelleme istediğimizi de belirlemeliyiz.

İşi delege ettiğimiz kişilere ne kadar özerklik vereceğimiz ise kritik önemdedir. 1-8 arası rakamla ifade edilen bir aralık kullanılmaktadır. 1 en az özerklik, 8 ise en fazla özerklik demektir.

Delege edilen iş, sadece analiz işi ise, bunun için bir özerklik vermemize gerek yoktur.  Herhangi bir karar alma durumu yoktur. Sadece bilgi toplayıp, ilgili karar vericiye iletecektir.


Delege edilen iş, karar almayı, aksiyon almayı, yönetim ile iletişim kurmayı gerektiriyorsa özerklik vermek gerekmektedir.


Çalışanları motive eden konuların başında özerklik verme, uzmanlaşma ve amaç ve hedef  verme gelmektedir.

Bunun yanı sıra kişilere görevlerini yerine getirmeleri için yetki de verilmesi gerekmektedir. Fazla yetki vermeyi az yetki vermeye tercih etmemizde fayda olacaktır. Az yetki olduğu zaman sürekli yöneticiye gelecek ve işlerin yapılma süresi uzayacaktır.



b) Ayrıntıları konuşma

Bu aşamada delege edilecek iş  hakkında gerekli bilgilendirmeyi yapıp, gerekli soruları sorup, sorulan soruları cevaplamalıyız. Bu delegasyonu neden yaptığımızı açıklamalıyız. Kişinin bu görev için yetenekleri mi iyi yoksa kişiyi bu iş ile geliştirmek mi istiyoruz? Kişinin önerilerini de görev açıklamasına eklememiz güzel bir davranış olacaktır. Bu sayede kişiye saygı duyduğumuzu ve fikirlerine değer verdiğimizi göstermiş oluruz. Eğer görevi almak istemez ise, bir sonraki uygun gördüğünüz kişiye görevi verebilirsiniz.


c) İşi teslim etme

Delege ettiğiniz kişi görevi kabul ederse, görevi teslim etme adımına geçebilirsiniz. Bu görüşme sırasında resmi olarak görevi ilgili kişiye tebliğ etmelisiniz. Bu görüşme beş konuyu sonuçlandırmalıdır. Gerekli materyaller, varsa milestonelar, bitiş süresi, özerklik ve yetkilendirme, ilerleme  raporu ve destek  bu görüşmenin içerisinde yer almalıdır. Görevlendirdiğiniz kişi ile aynı sayfada olduğunuz teyit etmeniz, hayati önemdedir.


3. Destekleme

Bu bölümde kişiye yeterli kaynakları sağladık mı, gerekli yetkilendirmeyi yaptık mı, bu delege konusunda diğer arkadaşları bilgilendirdik mi  gibi soruların cevapları aranmalıdır.

Bir diğer önemli başlık ise koçluk yapmaktır. Yöneticilik yapmak ile koçluk yapmak birbirinden oldukça farklı kavramlardır. Bu bağlamda kişiler ile birebir görüşmeler yaparak ilerlemek sağlıklı olacaktır. Bu tip görüşmelerde kişinin başarılarından bahsederek başlamak oldukça önemlidir. Başarıdan bahsetmek, kişinin beyninde olumlu sinyalleri çalıştıracak, sonrasında verilen delege işi için daha olumlu bir hava oluşturacaktır.

Koçluk aşamasında, aşağıdaki soruları karşı tarafa yöneltebiliriz.

İyi giden şeyler neler? Bu projenin hangi kısmı sizi mutlu ve gururlu kılıyor? Sizi zorlayan konular nelerdir?

Eğer kişi bazı konuları anlamıyor ve zorlanıyorsa, kendisine koçluk yapmaya devam etmelisiniz. Durumu siz açıklamak yerine, cevabını kendisinin vereceği sorular sormaya çalışmalısınız.

Mikro Yönetimden Kaçınma: Mikro yönetim çoğunluğumuzun iş hayatında karşısına çıkmıştır.
Buna sebep olan bazı durumlar şunlardır;

1- Yetersiz değerlendirme süreci 2. Verilen özerkliğin tam olarak anlatılamaması 3. Mutabık kalınan özerklik konusunu askıya almak


Delege etmemiz konusunda bizi korkuya iten konular aşağıdaki gibidir.

1. İşi kendinizin yapması daha kolay ve hızlı olabilir. Bu işi delege etmek daha meşakkatli bir durum olabilir. Ayrıca delege ettikten sonraki öğretme süreci, vakit alıcı olabilir. İyi bir yönetici olarak düşük ve orta seviyeli işleri delege etmemiz gerekmektedir.

2. Çalışanlara çok fazla iş yüklediğimizi düşünmemiz, bu konuda etkili olabilir. Eğer personel azlığı sorunu varsa, başlangıç seviyesinde olan yeni çalışanlar ve üniversiteli stajerleri işe alarak bu konuları çözebilirsiniz.

3. Kontrolü kaybetme düşüncesi bizi delege etmekten alıkoyabilir. Aynı zamanda delege edilen kişilerin yapacakları düşük kaliteli işten sorumlu olma durumu, bu konuda korkuları artırmaktadır. Buna paralel olarak, iyi iş çıkması durumunda ise yöneticiler kendi konumlarını tehlikede görebilirler. Gerçekte ise durum tam farklıdır, ne kadar  fazla delegeedilen iş olursa, yeni projelere, sorumlululuklara ve fırsatlara açık olabiliriz.

4. Takım üyelerinize olan güven yetersizliğiniz, sizi işleri delege etmekten uzak tutabilmektedir. Eğer ekibinize güvenmiyorsanız, bu daha büyük sorunları beraberinde getirecektir. Eğer bir çalışana güvenmiyorsanız, bu konuyu daha ayrıntılı keşfetmeniz gerekmektedir. Etik ve yargılama konusunda sorun varsa, bu kişinin takımınızda olup olmaması gerektiğini sorgulamalısınız. Eğer yeteneklerine güvenmiyorsanız, yukarıda bahsettiğimiz 4 adımlı delege etme yöntemini uygulayabilirsiniz. Bu sayede kişi hakkında daha iyi bilgiler edinebilir ve büyüme alanlarında mesafe kat edebilirsiniz. Unutmayın takımınızın büyüklüğü, sizin onlara kendilerin göstermelerine izin vermeniz ile ilgilidir.

4. Bilgi Almak
 
Bu aşamada görev tamamlandıktan sonra; delegasyon adımlarını ve ortaya çıkan sonuçları, görüşme yapıp, bilgi almamız gerekmektedir. Bu görevden ne öğrendik, hangi sorunlar ile karşılaştık, ilerisi için hangi fikirleri edindik gibi soruların cevapları aranmalıdır. Yönetici olarak başarıyı ödüllendirme, başarısızlıkta ise suçlama kültürünü önleyici adımlar atmanız oldukça önemlidir. Delege ettiğiniz kişinin yaptığı işleri görmeniz, o kişiye bir el yazısı not iletmeniz, üstlerinize o kişi hakkında olumlu konuşmanız, genel konuşmalarda yaptığı işi takdir etmeniz oldukça faydalı olacaktır. Ayrıca yönetici olarak sizin bu 4 adımı nasıl yönettiğinizi de puanlamanız iyi olacaktır.

Eğer yöneticiniz, işleri bu yöntem harici sadece sözle ve plansız delege ediyorsa, kendisine bu 4 kademeli delege modelini anlatabilirsiniz. Muhtemelen olumlu tepki verecektir. Eğer yöneticiniz olumlu bakmasa bile, ümitsizliğe kapılmak yerine, delege edilen kişi olarak bu modeldeki adımları uygulayabilirsiniz. Amacınız yöneticinize ders vermek değil, işin düzgün şekilde sonuçlanması olmalıdır.


İyi bir yönetici olmak, daha planlı ve güzel işler çıkarmak, ekip arkadaşlarınızı geliştirmek gibi konularda ilerleme sağlamak istiyorsak, bu yazıda yer alan sistematiği öğrenip, uygulamaya koymaya çalışmak, bizlere önemli katkılar sağlayacaktır.



Kaynak:

Delegating Tasks to Your Team
https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Delegating-Tasks-Your-Team/110278-2.html

Agile - Çevik Süreçler Hakkında

Bu yazıda yazılım süreçlerinde kullanılan Agile(Çevik) süreçler hakkında çok genel bilgiler vermeye çalışacağım.


Yazılım ekipleri büyüyünce süreç yönetimi, ekip yönetimi daha kritik bir hal alıyor. Yazılım süreçlerini yönetmek için Agile, Scrum, Waterfall gibi bir takım yöntemler kullanılıyor.

Agile; felsefe olarak haftalık geliştirmelerle(sprintlerle), çalışan, test edilebilir ve kullanıcıların tüketebileceği çıktılar üretmeyi hedeflemektedir. Waterfall süreçlerinde proje baştan sona planlanır ve bu uzun süreçte o planlanan projenin tamamı tek seferde yapılır, ardından proje teslim edilir. Büyük çapta olan bu tür projeler hiçbir zaman hedeflenen sürede bitmemektedir. Agile süreçlerde ise, büyük iş parçaları önceliklere göre ufak parçalara ayrılır. Sonrasında bu ufak parçalardan çalışan bir çıktı üretilmeye çalışılır. Burada sabit olan zaman kavramıdır. Belirlenen zaman içerisinde ürün çıkarma felsefesini benimsemektedir. Waterfall süreçlerde ise, ürün ve proje sabittir. Zaman kavramı değişkenlik gösterebilmektedir. Çok uzun soluklu olan büyük pro Teknoloji dünyası ve ihtiyaçlar sürekli değişebileceği için Agile süreçlerin artıları firmalara ciddi katkı sağlamaktadır. Yapılan işin kalitesinde ve çıktıda ise eksiklikler olabilmektedir. İlerleyen süreçlerde bunların iyileştirmesi ise yapılabilmektedir.

Mesela yeni bir mobil uygulama yapacaksınız. Bu mobil uygulama içerisinde bir çok işi yapan farklı ekranlar ve işlevler olduğunu varsayalım. İlk aşamada Ürün yöneticisi olan kişi dökümantasyonu yaptıktan sonra ve bu işin analiz süreci tamamlandıktan sonra, konu yazılım ekibinin önüne gelmektedir.  Agile süreçlerde uygulamada yapılacak işler storyler olarak büyük parçalara ayrılır.

Örneğin; Youtube gibi bir mobil uygulama yapılacak olsa, login ekranları, video izleme ekranları, yorum bırakma ekranları, abonelik işlemleri, playlist oluşturma, trend videolar ekranı gibi büyük işler story olarak listelenebilir. Sonrasında yazılım ekibi ve yöneticisi bu işlevlerden hangisinin öncelikli olduğunu ürün yöneticisinin de olduğu bir çalışma ile belirlemelidirler. Bu aşamada storyleri oluşturma işlemi, product backlog oluşturma olarak da nitelendirilmektedir.

Öncelikli yapılacak uygulama adımları belirlendikten sonra, bu adımları daha ufak alt görevlere bölme işlemi yapılmalıdır. Örneğin video izleme ekranı için, video player yerleştirilmesi, video izleme sayıcı için gereken yapının kurulması, videonun paylaşım yapılma yapısının oluşturulması, yorum yazma yapısının kurulması vs gibi. Burada dikkat edilecek konu, yazılan  görevlerin yapılmasının 2-3 iş gününden daha uzun sürmemesidir. Eğer daha uzun süreceği düşünülüyorsa, bu görevler daha ufak alt görevlere bölünmelidir.

Görevler daha sonra bir tahtaya ya da Trello gibi bir araca eklendikten sonra, işi yapacak arkadaşların buradaki görevleri üzerlerine almaları beklenmektedir. Bu kurgu üzerinde Kanban tahtası veya trello kullanarak, yapılacaklar, yapılmakta olanlar, bitenler, test edilenler, yayınlananlar gibi sekmelerde görevler
dağıtılmalıdır. İlk aşamada yapılacaklar listesine işlenen görevler; yapılmakta olanlar, bitenler, test edilenler sekmelerine taşınarak  tamamlanmalıdır.

Bunun yanı sıra Burn down chart hakkında biraz bilgi vermek istiyorum. Bu grafik, projenin toplam planlanan süresi ve 2 haftalık sprintler ile hangi sürecin arkada kaldığı görülebilmemizi sağlamaktadır. Aşağıdaki grafik kafamızda konuyu daha da netleştirecektir.

Startup olarak nitelendirilen firmalarda, Agile süreçleri kullanmak daha tercih edilebilir bir durumdur. Hızlı bir şekilde, çalışan bir ürün çıkarmak, müşteriden geri bildirim almak, ona göre ürüne yön vermek, başarı için oldukça önemlidir. Kaynakların kısıtlı olması da bu tercihte öneml rol oynamaktadır. Ayrıca gerektiğinde pivot edebilmek(farklı bir ürüne yönelmek) Agile süreçlerin faydalarından biri olarak görülebilir.

Kaynak: Daug Rose - Agile at Work: Reporting with Agile Charts and Board

Product Management - Ürün Geliştirme Hakkında

Ürün geliştirme süreçlerinde bulunacaklar için aşağıdaki süreçleri takip etmek, başarıya ulaşma şansını artıracaktır. Ürün geliştirme süreçlerini 8 adımda sıralayabiliriz:

1. Target Audience - Hedef Kitle

Genelde büyük kitlelere odaklanıyoruz. Örneğin; Linkedin Sales Navigator yapılırken kolaylıkla, bu ürün ABD pazarındaki bütün satış uzmanları içindir diyebilirsiniz. Ancak ilk aşamada daha alt odak gruplarına yönelmek daha doğrudur. Örneğin B2B satış personelleri, B2C lerden daha öncelikli deyip, ilk kırılımı burada yapabiliriz ve sonrasında yine alt kırılımlara yönelelebiliriz. Burada asıl amaç, hedef kitlenin ihtiyaçlarını iyi anlamak ve eldeki ürünle bunu nasıl eşleştirebilirim konusunda çözüme gitmek

2. Problem You are Solving - Sorun Çözme

Çözümümüzden bağımsız olarak, sorunun net olarak tanımını yapmamız gerekiyor. Çözmek istediğimiz sorunu net bir şekilde ifade etmeliyiz. Nice to have yerine need to have; bu ürüne sahip olursam güzel olur yerine, benim bu ürüne ihtiyacım var dedirtmeliyiz. Şu benzetmeyi kullanabiliriz; ürününüz bir vitamin mi olacak yoksa bir ağrı kesici mi? Ürünümüzün bir ağrı kesici olarak konumlanması, başarı için önemli olacaktır.

3. Value Proposition - Değer Önerisi

 

Değer önerisi demek, ürünlerinizin özellikleri demek değildir.  Ürünün kullanıcı için sunduğu değer olarak görülmelidir.

4. Strategic Differentiation: Stratejik Farklılaşma

 

Burada dikkat edeceğimiz nokta, ürünümüz var olan diğer çözümlerden, ikame diğer seçeneklerden, neden 10 kat daha iyi. Bunu sağlayacak farklılığımız var mı sorusuna verecek somut cevaplarımız olmalıdır. Burada neden 10 kat olmalının altında yatan sebep ise; insanlar sizin ürününüz, var olan üründen daha iyi diye sizin ürününüzü kullanmayacaklardır. Alışkanlıklar kolay kolay bırakılmaz. 10 kat  ve üzeri bir değişiklik, fayda sağlama, insanların alışkanlıklarını bırakması anlamına gelecektir. Hedeflememiz gereken nokta 10 kat iyileşme olmalıdır.

5. Competition - Rekabet

Ürününüzle ilgili direk veya endirek rakipler olabilir. Eğer hali hazırda var olan bir pazara giriş yapıyorsanız; rakipleriniz direk rakip, yeni bir sektör ve teknoloji alanına giriş yapıyor iseniz, rakipler endirek rakip olarak tanımlanmaktadır. Ürünümüzün rakiplere kıyasla ne tür iyileştirmeler sağladığını net bir şekilde ortaya koymalıyız.

6. Acquisition Strategy - Müşteri kazanma stratejisi

 

Bir ürün yaptığımızda kullanıcılar bu ürünü kullanmak için kapımızda beklemeyeceklerdir. Bu bağlamda net b ir müşteri kazanım stratejisi oluşturmamız gerekecektir. Peki en iyi müşteri olacağını düşündüğümüz kitlenin ilgisini nasıl çekeceğiz? Bunu yaparken, en düşük maliyetli çözümün ne olacağını nasıl bulacağız? Bunun yanı sıra 1 müşteri edinme maliyetini, 1 müşterinin ürün kullanma süresini ve yaşam boyu değerini bilmek, büyüme içni olmazsa olmazlardır.

7. Monetization Strategy - Üründen gelir etme stratejisi

 

Ürünümüz ile ilgili öncelikle bir tane gelir etme etme stratejimiz olmalı. Mümkünse 2. bir alternatif de oluşturmalıyız. Burada kendimize soracağımız sorular, "Müşteriler bu ücreti ödemeye ne kadar istekliler?", "Ödeme yapmadan önce bizi nelerle kıyaslayabilirler?" olmalıdır.

8. KPI (Key Performance Indicator) - Performans Değerlendirme

 

Ürünümüzün başarılı olup olmadığına dair, bazı ölçümleyeceğimiz başlıklar, metrikler belirlememiz gerekiyor.  "Başarı; bu metriklerin hangi değerlere gelmesi ile sağlanmış olur?" sorusunu doğru bir şekilde yanıtlamamız gerekiyor. Örnek olarak sahip olduğumuz müşteri sayısı, yaptığımız ciro şeklinde örneklendirilebilir. Ürünün yaşam sürecinde bu değerlerdeki iyileşme ve kötüleşmeler, başarı kriteri olarak belirlenebilir.


Sachin Rekhi en önemli tavsiyelerinden biri olarak, ürün yapılırken, inovasyon(yenilik) yapılan alan sayısını mümkün olduğu kadar sınırlı tutmalıyız diyor. Yukarıda belirtilen 8 maddenin tamamında yenilik yapmak yerine, sadece bir veya birkaç başlıkta yenilik yapmayı tercih etmeliyiz. Kalanlar için ise en iyi ve genel olarak kabul gören, endüstri kullanımları uygulayabiliriz. Endüstri standartlarını uygulamak bile oldukça zor  ve kolay olmayan bir süreç. Örneğin kullanıcı kazanımı için SEO (Arama motoru optimizasyonu) yapmak istemeniz bile oldukça önemli bir iş yükü getirecektir.

Google Map ürün örneğinden yola çıkarsak; Google Map piyasaya çıkmadan önce en popüler ürün Map Quest adlı üründü. İçerdiği bilgi ise son derece fazla ve yeterli idi. Daha sonra ise Google Map yeni bir ürün çıkardı ve sadece 1 alanda yenilik yaptı. Google Map ürünü için yaptığı en büyük yenilik, sayfayı yenilemeden, hızlı bir şekilde haritayı yakınlaştırmak ve uzaklaştırmak, istediğimiz yere hızlıca harita üzerinden ulaşabilmekti. Sadece 1 yenilik yaparak Map Quest adlı son derece popüler bir ürünü yok etti. Buradan öğreneceğimiz şey, ürünü farklılaştırmadır.


Bir başka örneğimiz ise Tesla. Tesla ilk defa elektrikli araba üreten şirket değildi. Ondan önce elektrikli araba üreten bir çok firma vardı. Tesla ilk ürününü lüks tüketim segmenti için, yüksek performanslı elektrikli arabalar üreterek çıkardı. Fakat daha sonra bu lüks segmentinin hemen altında yer alan hedef kitle için de yeni bir ürün çıkardı ve satış rakamlarını ciddi olarak artırdı.

Ürün geliştirme ile ilgili diğer bir önemli konu ise tasarımdır. Ürünün faydalı ve kullanılabilir olması, kullanıcının güzel bir deneyim yaşamasına sebep olacaktır. Ürünü tasarlarken, müşterinin bulunduğu duygusal durumu anlamaniz ve ürünü o şekilde tasarlamanız, faydalı olacaktır. Örneğin bir PC ye kıyasla MAC bilgisayarların güzel tasarımı yüzünden insanlar bu ürünleri, oturma odalarına koyup, diğer evlerine gelen arkadaşlarına gösterme psikolojisinde oldular.


Persona Oluşturmak

Persona tanım olarak bir ortak bir segmente dahil olan, ortak amaçları, sorunları, davranışları, duyguları olan kişiler demektir. Ürününüzü geliştirme aşamasında hedef kitleniz için birkaç persona oluşturmanız gerekiyor. Bu personalar oluştuktan sonra, ürün geliştirme takımında olanlar bu kişilerle görüşmeli, ürünü bu doğrultuda şekillendirmelidir.

Ürün kullanımı konusunda bir örnek ise; Instagram ve resim filtresi. Ürünün filtre özelliği ile, kullanıcıların sıradan resimlerini bazı filtrelerden geçirerek paylaşmaya değer hale getirdiler. Bu ise kullanıcı deneyimini iyi analiz etmelerinin bir sonucu idi. Kişilerin fotoğraf paylaşma güdüsünü anlayıp, bu fotoğrafların da en iyi fotoğraflar olmasını istediklerini iyi çözümlemişlerdi.

Execution - İcra Etmek; Yapmak

 

Vizyonların ve stratejilerin hayata geçmesi için, planlanların uygulamaya geçip, yapılması gerekiyor. Zamanımızın %60'ını bir ürünü yapmaya harcamıyor isek, yanlış yapıyoruz demektir. Ne kadar büyük vizyonumuz, stratejimiz olursa olsun, süper bir bir ürün tasarımımız olursa olsun, sürekli execute edip, ürünü geliştirmiyor isek, bunların hiç bir önemi yoktur. Bütün fikirleri ve hayalleri, tasarımları, hazır bir ürün haline getirmedikten sonra, sonuca ulaşamamışız demektir.

İyi de execution dediğimiz şeyi nasıl yapacağız sorusuna şu şekilde verebiliriz. Bir Execution döngüsü çevçevesi üzerinden işleri ilerletebiliriz.

1. Hipotezi tanımla
2. Hipotezi geçerli kıl
3. Öğrendiklerinin sonucunda, yeniden (tekrarlı) yapacaklarını uygula.

Bütün bu süreçleri gerçekleştirirken, hızlı hareket etmek, sonuç açısından oldukça önemli. Bu kısımda yaşanan en büyük engel noktası ise, karar alıcı kişinin kim olacağıdır. Takımdaki herkesin düşüncelerini söylemesi çok önemli ancak, son karar alıcı kim olacak? Kararı kimin alacağı, kimin bu kararlarda etkili olacağı, kimin kararın gelişmesine katkıda bulunacağı gibi kısımlar ise, işi oldukça karmaşık hale getiriyor. Bu durumda önemli olan konu, ufak takımlarda karar alıcı bir kişinin belirlenmesi ve herkesin bu kişiyi bilip, ona göre davranması. Büyük takımlarda ise, hangi konularda kimin karar alacağının net bir şekilde belirlenmesi ve ona riayet edilmesi, oldukça etkili bir çözümdür.

İyi bir proje yöneticisi, sıfırdan çok iyi fikirler bulan kişi demek değildir. Ekipteki her kişinin, fikirlerini alıp, bunları harmanlayıp, ortaya çok iyi bir fikir koyandır. Bu sayede ekipteki bütün herkes de kendini değerli hissedecektir.



Videonun tamamını aşağıdaki linkten izleyebilirsiniz.

https://www.youtube.com/watch?v=huTSPanUlQM

The Eisenhower Matrix - Nasıl Daha Verimli Çalışabiliriz?

The Decision Book adlı kitaptan ilgimi çeken ve oldukça faydalı olacağını düşündüğüm bir konuyu ele almak istiyorum.

Eski Amerika başkanlarından Dwight Eisenhower'a göre, çok acil verilmesi gereken kararlar; çok nadir olarak, büyük öneme sahip olmaktadır. Eisenhower zaman yönetimi konusunda ustalaşmış bir kişidir. Gerektiğinde ve zamanında bitirilmesi gereken bütün işleri, bitirme yeteneğine sahiptir. Eisenhower metodu, neyin önemli ve neyin acil olduğunu ayırt etmemizi sağlayan bir yöntemdir.

Masamıza yeni bir iş geldiği zaman, bu işi Eisenhower yöntemine göre ilgili alana konumlandırıp, sonrasında nasıl ilerleyeceğimize karar verebiliriz. Bizler genellikle, hem acele hem de önemli olan işlere odaklanırız ve bir an önce bunların bitirilmesi konusunda çaba sarf ederiz. Fakat şöyle bir durum oluştuğunda nasıl hareket etmeliyiz? Önemli ama, acil olmayan bir iş var; ancak bununla ne zaman ilgilenmeliyim? Önemli işleri, acil yapılması gereken bir iş haline gelmeden, hangi zaman diliminde ele almalıyım? İşte bu soruların cevabı, stratejik ve uzun zamanlı kararlar almamızda yatmaktadır.



Zaman yönetimi konusunda diğer bir yöntem ise, milyarder Warren Buffet'ın uyguladığı yöntemdir. Bu yönteme göre bugün yapılmasını istediğimiz her şeyin listesini yapmalıyız. Listenin en yukarısından, sırası ile bağlayıp, tamamlandıkça bir sonrakine geçmeliyiz. Biten işlerin üzerini çizerek, tamamlandığını belirtmeliyiz.

Takımınız Göreve Uygun Mu?

Geçtiğimiz günlerde, The Decision Book: Fifty Models for Strategic Thinking adlı bir kitabı bitirdim. Kitap belirli konularda bazı çerçeveler sunarak, karar aşamasında bu çerçeveleri kullanarak doğru kararlar nasıl alabileceğinizi anlatıyor. Genel olarak basitleştirilmiş şemalar üzerinden gittiği için ise oldukça faydalı.

 

Buradan edindiğim ve önemli olduğunu düşündüğüm bir konu hakkında ayrıntı vermek istiyorum.

Bir takım kurmak istediğinizde; bu takımda yer alacak kişilerin yeterli olup olmadığını, istediğimizi gerçekleştirip gerçekletiremeyeceğimizi; varmak istediğimiz noktaya bu takımla varıp varamacağımızı nasıl anlayabiliriz? Bu takım bir futbol takımı, şirketlerde belirli bir işi yerine getirmeye çalışan bir takım veya hayır işleri yapan bir kurumda para toplamayı hedefleyen bir takım olabilir. Aslında takımın nasıl bir takım olduğunun çok önemi yok.

Aşağıda grafik ile örneklendirdiğimiz yapı, takımları değerlendirmeniz için ciddi bir kolaylık sağlayacaktır. Bir projeyi hayata geçirmek için gerekli olan yetenekleri, uzmanlıkları, kullanılması gereken kaynakları tanımlamamız gerekmektedir. Bu projenin gerçekleşmesi için, olmazsa olmaz olarak tanımlayacağımız niteliklerin neler olacağını da not etmeliyiz. Dolaylı  (sadakat, motivasyon, güvenilirlik) ve direk işle ilgili olan (bilgisayar bilgisi, meslek bilgisi, yabancı dil bilgisi) özellikleri ise ayırmakta fayda var.

Belirlenen bu özellikler için ise bir puan sistemi oluşturmamız gerekiyor. Örneğin yabancı dil bilgisi için 0-10 arası bir puanlama yapmanız durumunda, sizin için 5'in kritik eşik olduğunu belirlemenizde fayda var.

Daha doğru bir değerlendirme için ise takım arkadaşlarınız kendilerini, belirlediğiniz kriterlere göre puanlandırabilirler.

Aşağıdaki resimde bu bağlamda yapılmış bir örneği görebilirsiniz. Sizin de kendi takımınız için böyle bir çalışma yapmanızda, alacağınız sonuçlar için fayda olacağını düşünüyorum. Yeni takımlar kurulurken ise, bu çerçevede hareket etmek, geleceği tahmin etmede güzel fikirler verecektir.

Yiyecek Seçimleri ve Beynin Etkisi

Neuroeconomics alanında çalışmalar yapan Prof. Todd Hare tarafından, diyet yapan kişiler üzerinde şöyle bir araştırma yapılıyor. Diyet yapmayan gruba şekerleme ürünleri, patates cipsleri içeren sağlıksız ürünler ve sonrasında ise elma, portakal, brokoli gibi sağlıklı ürünler gösteriliyor. Aynı yiyecekler diyet yapan farklı bir gruba da gösteriliyor. Ardından bu gösterilen yiyecekleri  puanlamaları isteniyor. Yiyeceklerin puanlama konuları ise; lezzet ve sağlık açısından faydası. Deneyin sonunda ise yemek istedikleri şeyi seçmeleri isteniyor.

Deney sonucunda ise diyet yaptığını belirten grupta, brokoli ve portakal gibi sağlıklı olan ürünlerin diğer ürünlere göre daha fazla seçildiği gözlemleniyor. Burada asıl ölçümlenen konu ise beynin karar verme aşamasında hangi bölümleri kullandığı. Lezzet ve sağlıklı yemek kararları beynin farklı bir bölgesinde veya aynı bölgesinde ele alınıp, değerlendirilip, çıktı üreteliyor olabilir. Yapılan FRMI (beyin fonksiyonlarının görüntülenmesi) sonucunda ise iki kararın aynı bölgede verildiği görülüyor.

Elde edilen çıktılar ise şu şekilde değerlendiriliyor;

Diyet yapmayan insanlar beynin ilgili bölgesinde sadece yiyeceğin tadına bakarak yeme kararlarını veriyorlar.  Diyet yapan insanlar ise aynı anda lezzet ve yiyeceğin sağlıklı olup olmadığına bakarak karar veriyorlar. Diyet yapan kişilerin yedikleri yemeğin sağlıklı olup olmadığını düşünmeleri, onların kararlarını değiştirmesine sebep oluyor.

Öneri olarak ise bir yiyeceği yemeden, o yiyeceğin sağlıklı olup olmadığı konusunda bir puanlama yapılması öneriliyor. Bu puanlamanın kişilere güçlü bir şekilde vurgulanmasının, olumlu yiyececek kararları vermede ciddi bir etkisinin olacağını iddia ediliyor.

Not: Konu hakkındaki ana fikirler, Dan Ariely'nin Blame Brain for Food Choices isimli podcasti üzerinden edinilmiştir.